مدیریت منابع؛ حداکثر بهره‌وری با امکانات موجود

پیش‌زمینه‌ی ورود به مبحث مدیریت منابع (Resources Management)، داشتن تعریفی درست و شناختی جامع از واژه «منابع» (Resources) است. چراکه بسیاری از افراد همین مفهوم به‌ظاهر ساده را، به‌اشتباه، با مفهوم دارایی (asset) یکی می‌پندارند و درک درستی از تفاوت‌های این دو حوزه در سطوح مختلف سازمان ندارند.

«منابع» به امکانات و قابلیت‌های مورد نیاز برای اجرای یک پروژه‌ی خاص اطلاق می‌شود. درحالی‌که «دارایی» به تمام امکانات مشهود (مانند سخت‌افزار، نرم‌افزار، منابع مالی، نیروی انسانی و…) و غیرمشهود (مانند دانش) گفته می‌شود که زیربنای وجودیِ سازمان هستند و هسته‌ امکانات و قابلیت‌های کلی سازمان را تشکیل می‌دهند. بنابراین، مدیریت دارایی‌ها فرآیندی است که ویژگی‌ها و قابلیت‌های متفاوتی از مدیریت منابع دارد و در بستر متفاوتی هم اجرا می‌شود.

با اتمام پروژه، می‌توان منابع را از بین برد، حذف کرد یا کاربری‌شان را تغییر داد. اما دارایی‌های سازمان را نمی‌شود حذف کرد یا از بین برد، فقط می‌توان آنها را تغییر داد. درواقع، نسبتِ دارایی‌ها با منابع، نسبت مجموعه‌ مادر است با زیرمجموعه‌هایش. با این توصیف، ایجاد تغییر در سازمان ـ تغییرات زیربنایی که می‌تواند سازوکار سازمان و روابط سازمانی را تغییر دهد و اجرای درست آن نیازمند استقرار فرآیند «مدیریت تغییر» است ـ به معنی ایجاد تغییر در دارایی‌های سازمان است و نه منابع. بنابراین، جنس تغییر در «مدیریت منابع» با تغییر در «مدیریت دارایی‌ها» فرق دارد.

چنانکه اشاره شد، قدم نخست در انتخاب منابع مورد نیاز برای یک پروژه، شناخت درست منابع است. اگر در انتخاب‌ها و تصمیم‌گیری‌هایمان در مورد لزوم استفاده و میزان اهمیت منابع مختلف دقیق شویم، درمی‌یابیم که بخش مهمی از مشکلات سازمانی ناشی از همین  فقدان شناخت درست است. اما مشکل همیشه هم در انتخاب منبع نیست. گاهی نیاز به‌درستی شناسایی شده و منابع و زمان مورد نظر هم تخصیص داده شده‌اند، اما اجرای غیراصولیِ فرآیند «مدیریت منابع» در سازمان سبب هدردهی منابع و زمان شده و در نهایت، به‌رغم صرف هزینه و زمان، به اهداف سازمانی مورد نظر دست نمی‌یابیم. ازاین‌رو، مدیریت منابع تلاشی است آگاهانه و هدفمند برای کنترل و نظارت بر منابع سازمان که تضمین می‌کند از تمام منابع، به‌موقع و متناسب با بودجه، در راستای نیل به اهداف سازمانی استفاده خواهد شد.

نقش زمان در مدیریت منابع

یکی از ارکان موفقیت در هر پروژه‌ای، اجرای آن پروژه در زمان مقرر است. در واقع، زمان یکی از منابع بسیار مهم است که به علت ماهیت گذرایی که دارد، باید به صورت جداگانه و تخصصی بررسی و برای آن برنامه‌ریزی شود. از این رو، بسیاری از مشاوران مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM)، فرآیند جدایی برای «مدیریت زمان» در نظر می‌گیرند و برای این کار از ابزارها و روش‌های مخصوص استفاده می‌کنند؛ از تهیه‌ی فهرستی ساده برای انجام کارها براساس تقویم گرفته، تا ابزارهای پیچیده‌ دیگری که برای این کار طراحی شده‌اند. مثلاً ماژول RTM در راهکار wendia POB امکانات مفید و کارآمدی برای مدیریت زمان و منابع در اختیار مدیران و کاربران قرار می‌دهد.

در عین حال، تمام این برنامه‌ریزی‌ها باید از انعطاف‌پذیری خاصی برخوردار باشند تا بتوانند با تغییرات ناگهانی یا چالش‌های جدید سازگار شوند. مثلاً هنگام توزیع وظایف مختلف، باید حواسمان به تقویم تعطیلات و تاریخ مرخصی‌های کارکنان باشد تا وظیفه‌ای را به کسی اختصاص ندهیم که در آن مقطع زمانی خاص، قادر به انجامش نباشد. باید بدانیم همانگونه که انتساب معقول وظایف به افراد مناسب، سبب افزایش کارآیی می شود، انتساب غیرمنطقی وظایف به افراد نامناسب می‌تواند بهره‌وری را کاهش دهد.

استفاده از ابزارهای تخصصی‌ مدیریت خدمات فناوری اطلاعات، مانند نرم‌افزار POB، نگاه شما به مدیریت منابع و زمان را عوض می‌کند و شناخت شما از زمان و منابع سازمانتان را عمیق‌تر، حرفه‌ای‌تر و واقع‌گرایانه‌تر می‌کند. هدف غایی در این نوع نگاه، بهره‌وری بیشتر از منابع سازمان و نظارت و کنترل بیشتر بر زمان است.

ابعاد گوناگون مدیریت منابع

مدیریت منابع و زمان، در صنایع و سازمان‌ها و شرکت‌های گوناگون، بسته به نوع کار و خدمت‌رسانی سازمان مربوطه، می‌تواند ابعاد متعددی داشته باشد که در زیر به برخی از آنها اشاره می‌کنیم:

بُعد مالی: بررسی مقدار هزینه‌ مورد نیاز برای تخصیص به منابع گوناگون.

منابع انسانی: آگاهی از تعداد کارکنان و شناخت قابلیت‌ها و استعدادهایشان، برای تعیین وظایف آنها در حین اجرای پروژه. (در هر پروژه باید از خود بپرسید آیا تعداد نیروی سازمانی شما برای اجرای پروژه موردنظر کافی است؟ آیا این افراد توانایی و دانش کافی برای اجرای پروژه را دارند؟)

فضای مورد نیاز: در نظر گرفتن فضای کافی و مناسب برای فعالیت‌های کارکنان و برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها. (در صورت لزوم، فراهم کردن فضایی برای انجام امور کارگاهی یا آزمایشگاهی.)

تجهیزات: فراهم کردن به‌موقعِ ابزار و تجهیزات لازم از قبیل کامپیوتر، دوربین، وسایل نقلیه و …. به اندازه‌ی کافی.

فناوری‌ها و روش کار: تخصیص روش‌ها، استانداردها، نرم‌افزارها و فناوری‌های روز دنیا، برای افزایش قابلیت توان رقابتی با شرکت‌های پیشرو در زمینه‌ی فناوری.

زمان: داشتن برنامه‌ای واقع‌بینانه، با درنظر گرفتن محدودیت‌های زمانی. در این برنامه، باید تمام زمان‌های صرف‌شده در بخش‌های مختلف توسط منابع گوناگون را ثبت کنید. حتی زمان صرف‌شده برای پاسخگویی به یک ایمیل اداری هم باید در این برنامه گنجانده شود. مجموع زمان‌های صرف‌شده توسط منابع مختلف (انسانی و غیرانسانی) بهترین الگو برای برنامه‌ریزی‌های آتی سازمان، در فعالیت‌های مشابه، خواهد بود.

تنها با مدیریت منابع می‌توانید گزارش صحیحی از نیروی کاری، تجهیزات مورد نیاز و زمان مصرفی داشته باشید. این اطلاعات هنگام محاسبه‌ی هزینه‌ تمام‌شده هر پروژه باید درنظر گرفته شوند.

امکانات و قابلیت‌ها

مدیریت منابع و زمان به شما اجازه می­دهد که تصویری کلی از پروژه‌های خود داشته باشید و برای پروژه‌های آتی، برنامه‌های بلندمدت تدوین کنید. با استقرار فرآیند مدیریت منابع در سازمانتان، می‌توانید میزان و چگونگی استفاده از تجهیزات را رصد کنید و در جریان پیشرفت کلی پروژه قرار بگیرید. بدین صورت که می‌دانید چه کسی، کجا و در چه زمانی، چه کارهایی را باید انجام دهد.

در بسیاری از پروژه‌ها، ممکن است در میانه‌ راه، با مشکل کمبود منابع و زمان روبه‌رو شوید. ممکن است زمان زیادی را به علل مختلف از دست بدهید. اگر نتوانید کارهای معوق‌شده، کمبود منابع و زمان ازدست‌رفته را محاسبه کنید، نخواهید توانست با تنگناهای احتمالیِ کمبود منابع و زمان مقابله کنید. اینجا همان جایی است که نقش مدیریت منابع برجسته می‌شود و بیش از پیش به مزایای آن پِی می‌برید.

در فرآیند مدیریت منابع، با استفاده از اطلاعات درج شده در تاریخچه منابع سازمانی، می‌توانید اقدام به طراحی برنامه‌ای بکنید که واقع‌گرایانه، اجرایی و قابل بهره‌برداری است. همچنین، گزارش­های متنوعی در حین اجرای پروژه به دست شما می‌رسد که این گزارش‌ها خلأهای احتمالی موجود در منابع را به شما نشان می‌دهند. با استناد به این گزارش‌ها می‌توانید این خلأها را با منابع مناسب پر کنید.

راهکارهایی برای اجرای اصولی فرآیند مدیریت منابع

تخصیص منابع: انواع و میزان منابع مورد نیاز برای پروژه خود را شناسایی کنید.

تجمیع منابع: میزان استفاده از هر منبع را روزانه، ماهانه یا در بازه‌های زمانی مورد نیاز تعیین کنید. با این کار، می‌توانید برآوردی از مجموع منابع استفاده شده در یک کار یا پروژه، در یک بازه زمانی مشخص، داشته باشید.

زمان‌بندی منابع: زمان دقیق مورد نیاز هر منبع برای انجام وظیفه محوله را مشخص کنید.

تراز کردن منابع: با تراز کردن منابع، حجم کار منابع مختلف را تعدیل کنید.

تراز کردن منابع در مواقعی به کار شما می‌آید که هم‌زمان از یک منبع برای چندین کار مختلف استفاده می­کنید یا برعکس. در این مواقع، با استفاده از برخی نرم‌افزارهای مدیریت منابع، می‌توانید حجم کارها را تعدیل کنید. برای روشن‌تر شدن موضوع، در ادامه مثالی می‌آوریم.

فرض کنید دو فعالیت به مهندس X اختصاص داده شده. ازآنجاکه او فقط 8 ساعت در روز امکان کار کردن دارد، شما باید برنامه و بازه‌ زمانی کارهای موردنظر را چنان تنظیم کنید که آقای X بتواند از پسِ هر دو فعالیت بربیاید. شاید لازم باشد فرد دیگری را برای کمک به او، وارد پروژه کنید. شاید لازم باشد دستمزد بیشتری بپردازید یا مزایای کاریِ او را افزایش بدهید. راه‌های مختلفی برای ترازکردن وجود دارد که مدیریت منابع می‌تواند در انتخاب این راه‌ها کمکتان کند.

هموارسازی منابع: وقتی کاری به فردی نامناسب محول شده یا کارها مطابق زمانِ برآوردشده انجام نشده، باید با هموار کردن مسیرِ منابع مختلف، از تأخیر احتمالی جلوگیری کنید.

هموارسازی منابع راهی برای استفاده بهینه از منابع، در مواجهه با برنامه‌ای غیرمنعطف است. در چنین برنامه‌هایی، زمان شما محدود به بازه‌ی زمانی خاصی است که ممکن است اجازه ندهد فعالیت‌های خود را به‌موقع انجام دهید و تنها راه پیشگیری از تأخیر، هموارکردن منابع است. در واقع، با تخصیص منابع بیشتر به بخش‌های دیگر و سرعت‌بخشی به فعالیت‌های بعدی، می‌توانید تأخیر ناشی از آن بخش را جبران کنید.

تعیین سطوح دسترسی منابع: سطوح دسترسی افراد مختلف به منابع گوناگون را تعیین کنید.

مثلاً دسترسی به سِروِر اصلی بانک که حاوی اطلاعات باارزش و حیاتیِ مرتبط با حساب‌های مشتریان است، نباید در دسترس همه‌ی کارکنان باشد. طراحی سطوح دسترسی در هر سازمانی، بسته به شرایط، قوانین و محدودیت‌های آن سازمان، می‌تواند متفاوت باشد.

وابستگی منابع: ایجاد ارتباط و کنترل وابستگی‌های بین منابع مختلف از وظایف مدیریت منابع است.

گاهی یک منبع نمی­تواند بدون منبع دیگری کار کند. یا در صورت اخلال در کار یک منبع، روند کار منابع دیگر نیز مختل می­شود. یا مثلاً در بعضی از فعالیت‌ها، پیش از تکمیل مرحله‌ی قبل، نمی‌توانید وارد مراحل بعدی شوید. تعیین این وابستگی و ارتباطات زمانی حیاتی می‌شود که پروژه با مشکل یا ریسکی مواجه بشود. در این مواقع، باید بتوانید به‌سرعت منابع تحت‌تأثیر را شناسایی کنید تا بتوانید آنها را از خطر احتمالی دور نگه دارید.

سخن آخر

در روند اجرای مدیریت منابع صبور باشید. این کار یک روند پیوسته است و اگر در شرکت نوپایی مشغول فعالیت هستید، باید برای سازگاری با آن وقت بگذارید.

مهارت‌های تیم پروژه را به‌خوبی شناسایی کنید. با این کار می­توانید مطمئن باشید که برای هر کاری منابع مناسبی اختصاص می­یابد.

صددرصدِ منابع سازمان را به کار نگیرید. حتی اگر نیاز به استفاده حداکثری از منابع دارید، باز هم سعی کنید کار خود را با 90 تا 95درصد ظرفیت منابع، به انجام برسانید؛ بخشی از منابع را برای شرایط اضطراری و استثنایی نگه دارید.

در جریان اجرای پروژه، مکرراً فعالیت‌ها و منابع مصرفی آنها را بررسی کنید. بسنجید که انجام کدام کارها زمان بیشتری می‌طلبد، کدام سریع‌تر از حد انتظار پیش می‌رود و کجای کار از برنامه‌ی زمان‌بندی عقب افتاده‌اید. با این کار می‌توانید، از زمان باقی‌مانده بهترین بهره‌برداری را بکنید.

با مکانیزه کردن فرآیندهای لازم و گزارش‌گیری‌های مرتب، در زمان صرفه‌جویی کنید.

این مقاله در رسانه اینترنتی راه پرداخت نیز منتشر شده است.

برای مطالعه سایر یادداشت های گروه فناوری پرند در رسانه اینترنتی راه پرداخت، اینجا کلیک کنید.