زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقهبرای تعیین ارزش سازمان‌تان، باید از چیزهایی که متعلق به شماست شروع کنید. دارایی‌ها معیار اصلی ارزیابی هر سازمانی هستند. بنابراین، شما به روشی جامع برای مدیریت آن‌ها نیاز دارید. این امر نیازمند مدیریت دارایی سازمانی (Enterprise Asset Management) است. آی بی ام مدیریت دارایی سازمانی را روشی برای مدیریت چرخه حیات دارایی تعریف می‌کند که از دارایی‌های سازمان، از زمان تملک تا حذف کالا از چرخه حیات، پشتیبانی می‌کند. هدف EAM بهره‌برداری از دارایی‌ها و بهینه‌سازی دارایی در طول چرخه حیات دارایی، از طریق سیاست‌ها، فرآیندها و منابعی است که دارایی‌ها و تجهیزات آماده‌ی بهره‌برداری را نگهداری و کنترل می‌کنند.
بدون چنین چارچوبی، شما در معرض خطر از دست دادن دارایی‌ها، هزینه‌های اضافی، استفاده‌ی ناکارآمد از دارایی‌ها و حتی تهدیدهای امنیتی هستید.
بنابراین، بیایید نگاهی به EAM بیاندازیم.
دارایی چیست؟
استاندارد ایزو 55000، برای مدیریت دارایی، دارایی را یک قلم، شیء یا موجودیتی تعریف می‌کند که دارای ارزش بالقوه یا واقعی برای سازمان باشد. ارزش عمدتاً از نظر مالی در نظر گرفته می‌شود (چیزی که می‌توانیم از طریق آن درآمد کسب کنیم، یعنی ROI). اما سایر جنبه‌های غیرمالی، مانند برند تجاری، راحتی، سهولت استفاده و مزیت رقابتی هم مهم هستند.
این استاندارد همچنین دارایی‌ها را در دو گروه اصلی طبقه‌بندی می‌کند:
- دارایی‌های فیزیکی: دارایی‌هایی که می‌توانند لمس شوند، مانند تجهیزات، فهرست اموال، موجودی‌ها و املاک.
- دارایی‌های نامشهود: دارایی‌های غیرمادی مانند اجاره‌نامه، برند‌های تجاری، دارایی‌های دیجیتالی، حق استفاده، مجوزها، حقوق مالکیت معنوی، شهرت و توافق‌نامه‌ها.
شاید از خودتان بپرسید «افراد» چطور؟ آیا جملات زیادی مانند «افراد دارایی‌های یک سازمان هستند» نمی‌شنویم؟ افراد در کدام دسته قرار می‌گیرند؟
خب، بله. ارزش افراد برای هر سازمانی بسیار زیاد است و بدون آن‌ها، یک سازمان احتمالاً شکست و ضرر زیادی را متحمل می‌شود. با این حال، در چشم‌انداز مدیریت دارایی، برای افراد این گروه جایی در نظر گرفته نمی‌شود. در عوض، تمرکز EAM روی هر شیء فاقد حیاتی است که بتوان آن را، طی کارهای معمول کسب‌وکار، خریداری و استفاده کرد، فروخت یا حذف کرد.
مدیریت دارایی سازمانی چیست؟
ایزو 55000 مدیریت دارایی را فعالیت هماهنگ یک سازمان برای تحقق ارزش از دارایی‌ها تعریف می‌کند. فعالیت در این حوزه بسیار گسترده است و می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- رویکرد
- طرح‌ریزی
- طرح‌ها و اجرای آن‌ها
بنابراین، EAM صرفاً به داشتن یک موجودی‌ای که متعلق به شماست، خلاصه نمی‌شود. یک تعریف بهتر برای مدیریت دارایی سازمانی می‌تواند این باشد:
مدیریت دارایی سازمانی دانش دقیق و جامعی است که به نحوه‌ی رهگیری، ارزیابی، مدیریت و بهینه‌سازی کیفیت و قابلیت اطمینان دارایی رسیدگی می‌کند.
چرخه حیات مدیریت دارایی سازمانی
سفر یک دارایی در چرخه حیات مدیریت دارایی سازمانی باید در هر مرحله مدیریت شود تا اطمینان حاصل شود که از طریق آن دارایی، ارزشی به دست می‌آید یا ارزش آن دارایی حفظ می‌شود. بیایید مراحل اصلی چرخه حیات مدیریت دارایی سازمانی را که در ITIL 4 شرح داده شده، با هم بررسی کنیم:
1. طرح‌ریزی و بودجه‌بندی (Planning & Budgeting)
این مرحله مستلزم این است که استراتژی سازمانی‌تان را درک کرده باشید، درک اینکه کدام دارایی‌ها برای دستیابی به اهداف شما مورد نیاز است. طرح‌ریزی همچنین شامل موارد زیر است:
- برنامه‌ریزی دقیق جدول زمانی
- تخصیص بودجه
2. کسب دارایی (Acquisition)
در اینجا، کسب دارایی چیزی مابین خرید کامل یا اجاره است. به محض تحویل دارایی به شرکت و انبار کردن آن به شکلی ایمن در انتظار استقرار، فرآیندهای خرید سازمان وارد مرحله‌ی اجرایی می‌شوند. برای دارایی‌های فیزیکی، آن‌ها باید در سیستم‌های مورد استفاده برای رهگیری وارد شده و با برچسب‌های شناساییِ مشخص، برچسب‌گذاری شوند.
قراردادهای خرید معمولاً تعیین‌کننده‌ی مسئولیت‌های تأمین‌کننده، از جمله نگهداری، خواهند بود.
3. واگذاری (Assignment)
واگذاری یا با درخواست یک کاربر یا جدول زمانی پروژه انجام می‌شود. سیاست‌های مربوط به واگذاری و استفاده از آن‌ها، با برخی واگذاری‌هایی که نیاز به تأیید یا تعهد مالی دارند، اجرایی خواهند شد. در صورت لزوم، سوابق فردی که دارایی به او واگذار می‌شود، در سیستم‌های رهگیری و ثبت دارایی‌های ثابت، ثبت می‌شود.
- برای برخی دارایی‌های خاص، کاربران کارآموز (Training Users) بخشی از فرآیند واگذاری خواهند بود.
- دارایی‌های دیجیتال ممکن است در مراحل واگذاری، به پیکربندی، سفارشی‌سازی و ایمن‌سازی نیاز داشته باشند.
4. استفاده و بهینه‌سازی (Utilization & Optimization)
در این مرحله، برای دستیابی به اهداف استراتژیک، از دارایی استفاده می‌شود تا ارزش واقعی آن ارائه شود. وقتی دارایی وارد مرحله‌ی استفاده می‌شود، فعالیت‌های منظمی مانند کارهای زیر انجام می‌شوند:
- نظارت بر استفاده از دارایی (و سوءاستفاده) از طریق ابزارهای مناسب، مانند سیستم‌های فناوری و حسابرسی.
- حسابرسی امور مالی به‌صورت سالانه، برای پیگیری ارزش دارایی‌های مبتنی بر ارزش خریداری‌شده‌ی دارایی که در طی زمان از ارزش‌شان کاسته شده است.
بهینه‌سازی می‌تواند شامل تعمیرات، سرویس‌دهی و به‌روزرسانی باشد تا اطمینان حاصل شود که دارایی‌ها برای بیشترین زمان ممکن، به شرکت خدمت می‌کنند.
5. از رده خارج کردن (Decommissioning)
این مرحله، معکوس مرحله‌ی واگذاری دارایی است ـ حذف کردن دارایی از استفاده. مراحل از رده خارج کردن می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- پایان دوره‌ی اجاره
- استهلاک
- منسوخ شدن
- از کار افتادگی تا حدی که بعید به نظر می‌رسد تعمیر آن ارزشی ایجاد کند
هنگام از رده خارج کردن، این فعالیت‌ها را انجام خواهید داد:
- سوابق دارایی را به‌روز کنید
- ارزش مالی نهایی را ارزیابی کنید
- دارایی را به منطقه‌ای امن منتقل کنید تا در آنجا منتظر از رده خارج شدن یا عودت داده شدن بماند
برای دارایی‌های دیجیتال، هر اطلاعاتی را منتقل یا بایگانی می‌کنید و سپس، برای تأیید، بررسی‌های امنیتی را انجام می‌دهید.
6. حذف دارایی (Disposal)
نحوه‌ی حذف یک داراییِ از رده خارج شده کلاً متأثر از سیاست‌های شرکت است.
- برخی از دارایی‌ها را می‌توان برای سود مالی، به یک شخصِ علاقه‌مند فروخت.
- دارایی‌های دیگر را می‌توان به خیریه اهدا کرد، از بین بُرد یا دور انداخت، و در نهایت، در محل دفن زباله‌ها قرار داد.
- در صورتی که در قرارداد اجاره تعریف شده باشد، دارایی‌های اجاره‌شده به صاحب آن‌ها بازگردانده می‌شوند.
راهکارهای مدیریت دارایی سازمانی
در عصر دیجیتال امروز، فعالیت‌های دستی (Manual) مدیریت دارایی سازمانی فقط در شرکت‌ها و سازمان‌های کوچک امکان‌پذیر هستند. بنگاه‌های اقتصادی متوسط و بزرگ به راهکارهای جدی نیاز دارند که بتوانند اگر نه میلیون‌ها، هزاران دارایی را رهگیری و کنترل کنند؛ به ویژه در عصر اینترنت اشیا و دستگاه‌های تلفن همراه در مقیاس جهانی. از این‌رو، P&S Intelligence تخمین می‌زند که بازار راهکارهای EAM شاهد 17 درصد نرخ رشد مرکب سالانه (CAGR) خواهد بود و از 5/5 میلیارد دلار در سال 2019، به 9/25 میلیارد دلار در سال 2030 افزایش خواهد یافت.
راهکارهای مدرن مدیریت دارایی سازمانی معمولاً مبتنی بر اَبر هستند و قابلیت خودکارسازی را در کل چرخه حیات فراهم می‌کنند و شرکت شما را قادر می‌سازند تا:
- دید 360 درجه‌ای از دارایی‌های‌تان داشته باشید
- هزینه‌ی کل مالکیت (TCO) در طول حیات هر دارایی را بیشینه کنید
راهکارهای مدیریت دارایی سازمانی یکپارچگی جامعی در زمینه‌های مختلف کسب‌وکار، مانند امور مالی، خرید، تسهیلات، بهداشت و ایمنی، IT، تدارکات و موارد دیگر فراهم می‌کند.
هنگام انتخاب یک راهکار EAM، حتماً مطمئن شوید راهکاری را که دارای دو ویژگی کلیدی زیر باشد، انتخاب کنید:
- قابلیت تجزیه و تحلیلی که بینشی برای درک میزان استفاده و وضعیت دارایی فراهم کند و رهگیری، حسابرسی و گزارش‌گیری را تسهیل کند.
- خودکارسازی برای قابلیت‌های ارزشمندی مانند محرک‌های فعالانه (proactive triggers) برای نگهداری، تمدید یا اقدامات امنیتی.
