چرا مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات امری حیاتی است؟

مقاله‌ی پیشِ رو نوشته‌ی آقای علی پرورش، مدیرعامل گروه فناوری پرند است.

تا همین چند سال گذشته، بانک‌ها برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان و برآورده کردن نیازمندی‌های آنها، بخش بزرگی از سرمایه خود را صرف احداث شعب بیشتر در مناطق مختلف می‌کردند تا امکان دسترسی مشتریان به شعب خود را افزایش بدهند. اما امروزه کافی است به مشتریان خود یک کارت بانکی بدهیم تا آنها از هر نقطه‌ در کشور، بدون نیاز به حضور مستقیم در شعب بانکی، به راحتی نقل و انتقالات مالی‌ خود را انجام بدهند.

امروزه دیگر بخش بزرگی از سرمایه بانک‌ها، به جای اینکه صرف احداث شعب بیشتر و بزرگ‌تر شود، صرف توسعه سامانه‌ها و ایجاد زیرساخت‌های فناوری اطلاعات آنها می‌شود. نه‌تنها بانک‌ها، بلکه بسیاری از سازمان‌های ارائه‌دهنده خدمات، دیگر کمتر نگران داشتن نیروی انسانی ماهر و کافی برای پاسخ‌گویی به ارباب رجوع بوده و بیشتر نگران امنیت، به‌روز نگه‌داشتن و مدیریت سرویس‌های خود هستند.

با رشد روزافزرون بازار فین‌تک‌ها، تحول دیجیتال، رایانش ابری، هوش مصنوعی و درمجموع، انواع پیشرفت‌های فناورانه، شکل و سرعت ارائه خدمات به مشتریان دائماً در حال تغییر است. طبیعی است که این تغییر و تحولات، نیازمندی‌ها و انتظارات مشتریان را هم پیوسته تغییر می‌دهد و شما در نقش یک ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات، باید بتوانید پاسخ‌گوی نیازهای متفاوت و متغیر مشتریانتان باشید. درواقع، سرعت ارائه خدمات، میزان سودآوری، خلق ارزش افزوده، میزان رضایت مشتریان، برآورد هزینه‌های ارائه خدمات، و خلاصه همه‌چیز، به چگونگی استفاده از فناوری اطلاعات و مدیریت صحیح آن منوط شده است.

آیا تغییرات در حوزه فناوری اطلاعات می‌تواند شکل دستیابی سازمان‌ها به اهدافشان را تحت‌ تأثیر قرار ‌دهد؟

هدف بنیادین هر سازمان ارائه‌دهنده خدمتی سودآوری و تداوم ارائه خدمات است. این دو عامل چنان درهم تنیده‌اند که هر تغییری در کسب‌وکار می‌تواند بر هر دوی آنها اثر بگذارد.

وقتی بانک‌ها و سازمان‌های خدمات فناوری اطلاعات بیشترین خدماتشان را در بستر فناوری اطلاعات ارائه می‌دهند، طبیعی است که هر تغییری، بر میزان و نوع هزینه‌های جاری سازمان، پیش‌بینی هزینه‌های لازم برای اقدامات آتی، سودآوری و بقای سازمان تأثیر خواهد گذاشت. بنابراین، امروزه یکی از حیاتی‌ترین مسائل سازمان‌های فناوری اطلاعات، چگونگی ارزیابی خدمات یا تعیین ارزش خدمات ارائه‌شده به مشتریان، با درنظر گرفتن کلیه هزینه‌هاست؛ چراکه شرط لازم برای بقای این سازمان‌ها، داشتن توانایی لازم برای بازپرداخت هزینه‌ها و سودآور بودن است. به همین علت، باید همسو با این تغییرات، به فکر راهکارهایی نوین به منظور مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات بود.

مدیریت مالی به مثابه‌ یک فرآیند

یکی از فرآیندها در چارچوب ITIL، برای سازمان‌های ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات، مدیریت مالی است. اجرای درست این فرآیند می‌تواند متضمن دستیابی به سودآوری و بقای سازمان باشد. به بیان ساده، مدیریت مالی با طرح‌ریزی بودجه مالی برای تک تک خدمات و تأمین منابع مورد نیاز آنها، گزارش‌گیری، تطابق خدمات قابل ارائه با اهداف مالی سازمان، صدور صورتحساب و … موفقیت سازمان در ارائه و تداوم خدمات و سودآوری را تضمین می‌کند.

بسیاری از افرادی که در بخش IT سازمان‌ها فعالیت می‌کنند، با موضوعاتی مانند خدمات ارائه‌شده، توافق‌نامه سطح خدمات (SLA)، فروشندگان، تأمین‌کنندگان، فناوری و … آشنایی کافی دارند. اما وقتی نوبت به امور مالی می‌رسد، با پرسش‌های بسیاری روبه‌رو می‌شوند: اینکه هزینه خدماتی که ارائه می‌کنند چقدر است؟ چه میزان هزینه می‌کنند؟ چقدر مجازند که هزینه کنند؟ آیا سودآوری سازمان، در مقابل هزینه‌های جاری، مقرون‌به‌صرفه است و می‌تواند ضامن تداوم خدمات باشد؟

هنگام پاسخ‌گویی به چنین پرسش‌هایی‌ است که پای مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات به میان می‌آید و باید بپذیریم که راهی جز پیاده‌سازی اصولیِ فرآیند مدیریت مالی نداریم.

اما، پیش از اقدام برای پیاده‌سازی این فرآیند، لازم است که با مفاهیم پایه و کارکردهای اساسی آن آشنا شویم. باید درک درستی از اهداف فرآیند مدیریت مالی، چالش‌ها و ریسک‌های پیشِ روی پیاده‌سازی آن به دست آوریم. و در نهایت، بدانیم که پیاده‌سازی این فرآیند چگونه به خلق ارزش در خدمات فناوری اطلاعات کمک خواهد کرد.

چرا مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات امری حیاتی است؟

مدیریت مالی خدمات فناوری اطلاعات شامل مدل‌ها و روش‌های مالی است که به کمک آنها می‌توانیم ارزش خدمات را محاسبه کنیم.

یکی از علل اهمیت مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات این است که قدرت تصمیم‌گیری مدیران ارشد را بالا می‌برد و به آنها کمک می‎‌کند که بر مبنای واقعیت‌های کمّی‌شده و با اتکا به پیش‌بینی‌های درست، بتوانند دقیق‌تر و قاطعانه‌تر تصمیم بگیرند.

مدیریت مالی اطمینان می‌دهد که ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات فقط به ارائه خدماتی متعهد باشد که واقعاً می‌تواند آنها را ارائه کند.

مدیریت مالی، سازمان را به سطح مناسبی از سرمایه‌گذاری برای طراحی، توسعه و ارائه خدمات فناوری اطلاعات می‌رساند که برای پشتیبانی از استراتژی خدمات الزامی است.

با پیاده‌سازی درست و اصولیِ فرآیند مدیریت مالی، می‌شود بین هزینه خدمات، کیفیت و همچنین عرضه و تقاضا تعادلی برقرار کرد.

هدف مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات

هدف مدیریت مالی، تعریف و حفظ چارچوب برای مواردی است که در ادامه آورده شده است:

•  تأمین بودجه برای مدیریت خدمات؛
•  شناسایی و مدیریت هزینه ارائه خدمات؛
•  بازگردانی هزینه‌های تحمیل‌شده برای ارائه یک خدمت؛
•  ارزیابی تأثیرات مالی‌ای که ناشی از استراتژی‌های تازه اجراشده یا تغییریافته هستند؛
•  اجرای سیاست‌ها و شیوه‌های مالی خاص، برای شرکت‌ها و سازمان‌های ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات؛
•  حسابداری هزینه‌های توسعه، تحویل و پشتیبانی خدمات؛
•  پیش‌بینی نیازمندی‌های مالی ارائه‌دهنده خدمات.

اصول و قواعد مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات

سیاست‌ها و خط مشی‌های کلی مدیریت مالی یک سازمان، به شکل هماهنگی، در تمام بخش‌های سازمان اعمال می‌شود. این معمولاً به ایجاد سطح دیگری از فرآیند مدیریت مالی می‌انجامد که مختص مقررات حاکم بر آن بخش از سازمان است. در عین حال، همچنان از فرآیند مدیریت مالیِ کلیِ سازمان پیروی می‌کند.

در ITIL، اصطلاحاتی برای تشخیص سطوح چندگانه فرآیندهای مالی وجود دارد که تفاوت‌هایی با هم دارند.

مدیریت مالی: از این اصطلاح، به صورت کلی، برای مدیریت امور مالی استفاده‌ می‌شود.

مدیریت مالی سازمانی: این اصطلاح به فرآیند کلی مدیریت مالی سازمان اشاره دارد. در بخش مالیِ سازمان از این اصطلاح استفاده می‌شود.

مدیریت مالی خدمات فناوری اطلاعات: اشاره به روش خاصی دارد که ارائه‌دهندگان خدمات فناوری اطلاعات از آن استفاده می‌کنند.

دامنه مدیریت مالی برای خدمات فناوری اطلاعات

معمولاً ارائه‌دهندگان خدمات فناوری اطلاعات یک بخش اختصاصی برای مدیریت مالی خدمات IT دارند. افراد این بخش معمولاً مستقیم به مدیر ارشد اطلاعات (CIO) یا مدیر ارشد مالی (CFO) گزارش می‌دهند.

مدیریت مالی دارای سه مقوله اصلی حسابداری، بودجه‌بندی و شارژ کردن است که هر کدام یک چرخه طرح‌ریزی سالانه و چرخه نظارت بر عملکرد و گزارش‌دهی ماهانه دارند.

این یادداشت در رسانه اینترنتی راه پرداخت نیز منتشر شده است.

برای مطالعه سایر یادداشت های گروه فناوری پرند در رسانه اینترنتی راه پرداخت، اینجا کلیک کنید.