نکات عملی برای انتخاب نرم افزار سازمانی

هنگامی که صحبت از انتخاب نرم افزار سازمانی به میان می آید، واحد IT با چالش هایی مشابه یک مصرف کننده مواجه می شود. شرکت های نرم افزاری و محصولات بسیار زیادی برای انتخاب وجود دارد. چه چیزی را باید خرید؟ و از چه کسی؟

تصمیم گیری در رابطه با خرید یک محصول و انتخاب تأمین کننده آن، چه سخت افزار باشد و چه نرم افزار، می تواند کار بسیار سختی باشد. زیرا صحبت از یک سرمایه گذاری بزرگ است و به عنوان یک مصرف کننده، باید برای مدت زیادی بتوانید خود را قانع کنید. در آنِ واحد، محدودیت بودجه وجود دارد و از سرمایه گذاری انجام شده، انتظارات زیادی می رود!

علاوه بر اینها، طی نظرسنجی های صورت گرفته، در یک تصمیم گیری خرید مرتبط با IT، به طور میانگین 9 نفر دخالت دارند. 9 فرد متفاوت، با ذهنیت، عملکرد و اولویت های متفاوت !

معیارهای عمومی و خاص یک نرم افزار سازمانی

هنگامی که قصد تهیه یک نرم افزار جدید را می کنید، معمولاً تصمیم گیرندگان، معیارهای عمومی و خاصی را برای یک نرم افزار در نظر خواهند گرفت.

معیارهای عمومی می تواند مواردی از قبیل هزینه های خرید، اطلاعات کلی تأمین کننده مانند تعداد شعبات یا تعداد نصب های فعال نرم افزار، یا بازار هدف تأمین کننده، باشد. این موارد مستقیماً با امنیت سرمایه گذاری و کاهش ریسک در ارتباط است و متعاقباً نقش مهمی را در پروسه انتخاب بازی می کنند، زیرا مشتری از زمانی که قصد خرید می کند، وارد یک رابطه بلند مدت با تأمین کننده خواهد شد.

معیارهای خاص یک برنامه، اساساً مواردی مانند عملکرد، کارایی و راهنمایی کاربر است. اینکه یک راه حل با قابلیت های استاندارد برنامه یا راه حل های طراحی شده ارائه شود، بستگی مستقیمی به همین موارد خواهد داشت. در بهترین حالت (برای اغلب شرکت ها) نرم افزار دارای راه حل های استاندارد جامعی است که به طور جداگانه در شرایط خاص به راحتی قابل تغییر هستند.

برای اینکه کار شما را در تصمیم گیری راحت کنیم، پیشنهاد می کنیم موارد زیر را در نظر بگیرید:

پیش فرض یا طراحی شده؟ این تصمیم، اساساً بستگی به استراتژی سازمان شما دارد. اگر مراحل کاری و الزامات خاص و منحصر به فردی در سازمان شما وجود دارد، قاعدتاً باید راهکار ویژه ای برای شما طراحی گردد. در حالی که راهکارهای استاندارد ارزانتر بوده، سریعتر پیاده سازی می شوند و اغلب قدرتمندتر نیز هستند.

هزینه های خرید، بهره برداری، تعمیر و نگهداری: در مبحث هزینه، جنبه های مختلفی در نظر گرفته می شود. به عنوان مثال، هزینه های مجوز می تواند به روش های مختلفی تأمین شود. در موضوع نرم افزار، می تواند خریداری یا کرایه شود. شاید هزینه های اضافی برای تأمین نرم افزار و سخت افزار مورد نیاز برای پیاده سازی راهکار جدید، تحمیل شود. همچنین هزینه های پروژه برای پیاده سازی، باید در بودجه در نظر گرفته شود. و در نهایت، هزینه های مربوط به حفظ راهکار جدید که در درجه اول، منابع انسانی است.

سود و منفعت: در یک نگاه جامع به سودآوری، مسائل مختلفی در ارتباط هستند. نظیر انعطاف پذیری راهکار در مواجهه با سناریوهای نرم افزارهای مختلف. یک نرم افزار سازمانی مدیریت خدمات IT باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد. به عنوان مثال، کمک به بهینه سازی و خودکارسازی فرآیندها در دپارتمان های دیگر. توانایی راهکار در یکپارچه سازی با سایر نرم افزارها نیز به همان اندازه اهمیت دارد. آیا نرم افزار سازمانی انتخابی می تواند به طور یکپارچه در محیط IT فعلی، پیاده سازی شود؟ یا تنها می تواند راه حل های گران قیمت خود را ارائه دهد؟ آیا به تحکیم محیط کمک خواهد کرد؟

همکاری و رابطه بین مشتری و تأمین کننده: مسئله مهمی که اغلب در هنگام ارزیابی نادیده گرفته می شود، رابطه با تأمین کننده است. آیا او زمان لازم را برای من می گذارد؟ آیا او واقعاً مشکل و نیازهای من را درک کرده است؟ آیا من به عنوان یک مشتری، برای او مهم هستم؟ بررسی رابطه بین مشتری و تأمین کننده معمولاً به عنوان یک رابطه بلند مدت باید دیده شود، تصمیم گیرنده ها باید مسائل و سوالاتی از این دست را در نظر داشته باشند.

اغلب مشاهده می شود که تصمیم گیرندگان، مایل به سفارش نرم افزار سازمانی به شرکت های بزرگتر و شناخته شده تر در این حوزه هستند، احتمالاً این بدان علت است که انتخاب ایمنتر و با ریسک پائینتری داشته باشند. به هرحال وقتی پروژه در مسیر اشتباهی بیافتد، سرمایه از دست می رود و روند پیشرفت بسیار کند خواهند شد، آن وقت است که شما ترجیح می دهید یکی از بزرگترین رهبران این بازار را انتخاب کنید.

اندازه، ضامن موفقیت نخواهد بود.

درست به همان اندازه که داشتن رابطه ای گرم با سوپرمارکت محله خود که مشتری مداری می کند و به خواسته های شما اهمیت می دهد، برایتان مهم است، می توانید تجربه ای مشابه را در هنگام خرید یک نرم افزار کسب و کار تجربه کنید.

اندازه شرکت تأمین کننده، ضامن موفقیت پروژه نیست، در پی قرارداد با یک شرکت بزرگتر، پروژه شما یکی از صدها پروژه دیگری خواهد شد که از منابع آن شرکت استفاده می کنند. بنابراین ممکن است همیشه نتوانید توجه و زمانی را که نیاز دارید از سوی او دریافت نمائید و با تاخیر مواجه شوید زیرا آن شرکت، مشتری ها و پروژه های فشرده دیگری دارد که باید به آن ها نیز رسیدکی کند. در حالی که شرکت کوچکتر، تمایل دارد پروژه شما را در ابتدای لیست قرار دهد و هرگز با شما به عنوان یک مشتری در میان مشتریان دیگر رفتار نمی کند. در اینجا، مشتریان به عنوان شرکای تجاری یکسان در نظر گرفته می شوند که نیاز و ضرورت آنها به طور جدی مورد توجه قرار می گیرد.

اندازه و یا سهم بازار تأمین کننده، همیشه ضامن موفقیت پروژه نخواهد بود. مهم تر از آن، این است که تأمین کننده، موفقیت مشتری و پروژه او را بالاتر از منافع خود بداند و به سوالات و نیازهای او توجه کرده و به آنها پاسخ دهد. حتی بعد از آنکه پروژه به اتمام رسد.

منبع: www.wendia.com