زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقهخودکار سازی ، آموزش های ماشینی، روباتیک … دنیای کسب و کار در حال تغییر است و به زودی سر و صدای زیادی به پا خواهد کرد. آیا ما کاملاً برای همکاری نزدیک با ماشین ها در این دنیا آماده ایم؟!
تکنولوژی هوشمند و روندهای خودکار در کسب و کار در سال های اخیر، پیشرفت های زیادی را به خود دیده است. تا جایی که پیش بینی می شود در سال 2020 میلادی، 86 درصد سازمان ها به خودکار سازی های پیشرفته تری نیاز خواهند داشت تا بتوانند با رقبای خود، استانداردهای کسب و کار و خواسته های کارمندان، همگام باشند.
مشکل چیست؟
ممکن است خودکار سازی به عنوان یک امر لوکس و فانتزی به حساب بیاید، اما واقعیت این است که در آینده نزدیک، خودکار سازی به یک ضرورت در کسب و کار های موفق بدل خواهد شد. در گزارش های بسیاری نیز، کاربران اذعان کرده اند که خودکار سازی باعث افزایش حداقل بیست درصدی سرعت کارشان شده است.
با افزایش حجم کارها و انتظارات مشتریان، کارمندان وقت کمتری برای انجام امور بیشتر خواهند داشت. با پیشرفت های متنوعی که در زندگی مشتریان ما و شرکت های بزرگ پدید آمده است، سازمان ها چطور می توانند ادامه دهند، در حالی که کارمندانشان زمان زیادی را صرف روشن نگاه داشتن چراغ ها می کنند؟!!
91 درصد مدیران اعتقاد دارند که کارکنان ماهر زمان بیش از حدی را صرف انجام امور اداری می کنند.
یکی از بزرگترین هدررفت های زمان در سازمان های بزرگی صورت می گیرد که پروسه های اداری در آنها به صورت دستی انجام می گیرد و کارمندان مجبور به پذیرفتن و کامل کردن درخواست های متنوع هستند. درخواست هایی مانند مدیریت ایمیل ها، پاسخ دادن به یادداشت ها، ورود چندین باره اطلاعات، به روز کردن منابع اطلاعاتی مانند اکسل ها، حتی ورود به سیستم های مختلف و تمام کارهایی که به نوعی وقفه ایجاد می کنند و وقت را تلف می سازند.
91 درصد مدیران معتقدند که کارکنان ماهر زمان زیادی را برای کارهای دستی خسته کننده از دست می دهند که باعث کاهش بهره وری کلی سازمان خواهد شد.
چگونه می توان انتظار گسترش و تکامل کسب و کار را داشت، در حالیکه مدیران به طور میانگین 16 ساعت در هفته را صرف انجام کارهای مدیریتی به صورت دستی می کنند؟ این یعنی اتلاف دو روز کاری در هفته !!
خودکار سازی آغاز شده است !
بحث درباره اجرای هوش مصنوعی و یادگیری های ماشینی در کسب و کار در سال های اخیر رواج بیشتری پیدا کرده است. چرخه روباتیک به حرکت در آمده و اکنون حداقل 54 درصد از سازمان های بزرگ در حال حاضر در پروسه های کسب و کارشان از خودکار سازی هوشمند (ترکیبی از اتوماسیون اداری و هوش مصنوعی) استفاده می کنند و 87 درصد کل سازمان ها در حال تحقیق و برنامه ریزی جهت اجرای این امر در یکی دو سال آینده هستند.
با خودکار سازی ، به طور حتم به جنبه های زیادی از دنیای مشتریان نهایی خود وارد خواهید شد.
94 درصد مدیران و رهبران تجارت دنیا معتقدند که خودکار سازی هوشمند، بهره وری را افزایش خواهد داد.
خودکار سازی برای کسب و کار
جنبه های مختلفی از تجارت وجود دارد که تقویت پروسه ها و روندهاری کاری آن به جد احساس می شود. تنها با 37 درصد خودکارسازی چرخه کار، منابع انسانی به شدت ناکارآمد خواهد شد و لیستی از «دپارتمان هایی که نیاز به تغییر کلی و راه اندازی مجدد دارند» ایجاد خواهد شد.
بدیهی است که خدمات IT در این میان با 53 درصد، بیش از همه خودکارسازی شده اند. خدمات IT در سرتاسر سازمان گسترده شده است و به عنوان یکی از تکیه گاه های تمام دپارتمان ها شناخته می شود، مدیریت خدمات IT به درستی این مسیر را به بهترین شکل هدایت کرده و منجر به بهره مندی از مزایای خودکار سازی خواهد شد.
به هر حال، با خودکار سازی کاملِ تنها 20 درصد از پروسه های IT، هنوز مزایای زیادی در راستای صرفه جویی در منابع و بهره مندی از تاثیرات آن وجود دارد تا در آینده طراحی و پیاده سازی شوند. بخصوص در مبحث تغییر مدیریت خدمات IT به عنوان مدیریت خدمات سازمانی.
تنها یک سوم کسب و کارها، اقدام به خودکار سازی 50 درصد یا بیشتر از پروسه های کاری خود نموده اند.
خودکار سازی برای بهره وری
بیشترین خواستگاه خودکار سازی همینجاست، پروژه ها درگیر تاخیر تجربه کردن می شوند و پروسه های کاری عذاب آور خواهند شد، پیشروی بسیار کند است، تصمیمات کاری ناآگاهانه و پر ریسک است و در نهایت در عرصه رقابت به شکست می انجامد.
همانطور که تکنولوژی در حال پیشرفت بوده و سبک زندگی مصرف کنندگان در حال تغییر می باشد، کاربران خواسته های بیشتری از راهکارهای کسب و کار خود دارند تا در عرصه رقابت، سرعت و شتاب بیشتری بگیرند.
در یک نظرسنجی، پاسخ دهندگان با این پرسش روبرو شدند که آیا خودکار سازی با بیشتر و دقیقتر کار کردن گروه، از پس این چالش برخواهد آمد؟
- 84 درصد معتقد بودند که کار سریعتر به پایان خواهد رسید.
- 81 درصد معتقد بودند که خودکار سازی هزینه ها را کاهش خواهد داد.
- 78 درصد معتقد بودند که خودکار سازی ، رضایت کاربران را افزایش خواهد داد.
- 74 درصد معتقد بودند که خودکار سازی ، امکان اجرای طرح های استراتژیک را افزایش خواهد داد.
پس ظاهراً ضرورت این هماهنگی و به روزشدن برای همه ما واضح است، اما مانند تمام کارهای بزرگ، گفتن آن از انجام دادنش راحت تر است !
خودکار سازی و همکاری
نگرانی های مرتبط با خودکار سازی ، معمولاً از اینجا نشأت میگیرد که مبادا پروسه های کاری در فقدان هوش و دخالت انسانی، به سرانجام نرسند. ترس از دست دادن شغل و نگرانی از بابت اینکه ماشین ها در موقعیت هایی که نیاز به همدلی انسانی وجود دارد چگونه عمل می کنند، خلاقیت و درک کردن از مواردی هستند که می توانند به سدی در راه خودکار سازی بدل شوند.
نظرسنجی از مدیران، نکات ویژه ای در رابطه با موانع خودکار سازی را روشن ساخت. نگرانی 87 درصد از مدیران را مواردی همچون: حذف برخی جایگاه های شغلی، بودجه و مسائل مالی، منابع مورد نیاز (مانند دستگاه ها و…) و مقاومت های احتمالی در برابر تغییرات.
در هر حال، همیشه اشتیاقی برای پتانسیل های خودکار سازی وجود دارد. 93 درصد افراد اعتقاد دارند که کاستن وظایف عملی افراد، موجب رها سازی ظرفیت خلاقیت آنها خواهد شد. بسیاری اوقات، تیم مدیریت خدمات برای ارائه خدمات در دسترس نیستند، آنها باید بیشتر بتوانند بر پروژه های جدید و معیارهای ارائه خدمات مطلوب تمرکز کنند.
93 درصد افراد اعتقاد دارند که خودکار سازی موجب افزایش تقاضا برای مهارت های نرم افزاری و انسانی خواهد شد. مواردی نظیر همکاری، حل موارد خلاقانه و ارتباطات.
ارتباطات به بحران تبدیل می شوند.
از قضا، طی درگیری بیشتر خودکار سازی با پروسه های کسب و کار، هرچه بیشتر بر تصمیمات انسانی متکی خواهد شد و همکاری ها به چشم خواهد آمد. کسب و کارها برای برقراری ارتباط با کارمندان و نرم افزاری که آنها روزانه استفاده می کنند، نیاز به یک راه منطقی دارند. ما نیاز به یک پل برای گذر از این فاصله داریم.
چگونه نرم افزاری که ما در پروسه های کاری خود استفاده می کنیم با کارمندان و تیم اجرایی برای انجام یک کار یا اخذ یک تصمیم، رابطه برقرار کند؟
اصلی ترین راه تعامل با نرم افزارهای مورد استفاده روزانه ما، ایمیل است. ما حتی برای لاگین کردن به بیشتر سیستم ها نیز از ایمیل خود استفاده می کنیم. در اینجا مشکلی بزرگ نهفته است، ایمیل های مکرر این چالش را ایجاد می کنند که این ابزار را تبدیل به یک عامل مخل ارتباطات تبدیل کند. ما روزانه به حد کافی از همکاران خود ایمیل دریافت می کنیم و نیازی به دریافت ایمیل از یک نرم افزار و اعتماد بیش از حد به آن نداریم !
نرم افزاری که ما استفاده می کنیم خیلی پیشرفت کرده است، ولی راهی که ما برای ارتباطات استفاده می کنیم راکد مانده و برای داشتن درک یا تکمیل یک خواسته، متکی به مداخله های انسانیست. سود برنامه نویسی با طراحی تمام جزئیات و تاثیر خودکار سازی اداری چه می شود وقتی قرار باشد با خاک خوردن در صندوق دریافتی ایمیل یک شخص، پایان یابد؟!
خودکار سازی به یکپارچه سازی -با راهکارهای دیگر- نیاز دارد
عنصر کلیدی برای بازدهی خودکار سازی و تضمین کارآمدی آن، یکپارچه سازی است. امکانی که نه تنها برای نرم افزاری که ما استفاده می کنیم، بلکه برای یکپارچه سازی آن نرم افزار با نرم افزارهای دیگر و کاهش بخش های انسانی پروسه های ITSM بسیار حیاتی است.
- درخواستی که از طریق ایمیل شما ارسال می شود، می تواند به طور خودکار در نرم افزار شما ثبت شود.
- پیام مربوط به یک مورد که هنوز خوانده نشده است، می تواند در مواقع اضراری با منطق خاصی تشدید شود.
- پیام های ارسالی از نرم افزار ما می توانند شامل راه تکمیل آن مورد باشند، بدون الزام به لاگین در نرم افزار.
با تمرکز بر خودکار سازی و کمک به ارتباط بهتر کارمندان و ماشین ها، شما اطمینان خواهید یافت که مهارت های کارمندان در حل موارد منتسب به آنها به کار گرفته خواهد شد. افزایش بهره وری و صرفه جویی در زمان برای استفاده از مهارتشان در روند کارها نسبت به زمانی که غرق در کارهای تکراری روزمره بودند.
خودکار سازی به تنهایی کافی نیست، هوشمندی و به کارگیری نیروهای انسانی در هر مرحله از چرخه کار، یک نیاز اساسی است.
در انتها، لازم به ذکر است که خودکار سازی هوشمند برای کمک به کارمندان در جهت افزایش بهره وری ایشان طراحی شده است. پس ضروری است که بر ارائه بهره وری و نتیجتاً بازگشت سرمایه، تمرکز کنیم.
اطمینان از حل مشکلات کارمندان و تاخیرها در روند پیاده سازی خودکار سازی و استراتژی آن، بسیار حیاتی است. بهبود رضایت مشتری، بهره وری و صرفه جویی هزینه ها، همگی با خودکار سازی ممکن خواهند بود. مگر اینکه، کاربران با ماشین آلات آن، تعامل و همکاری نداشته باشند، که در این صورت با خودکار سازی کارها را به درستی انجام نخواهد شد.
منبع: ServiceNOW
