زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقهنمودار گانت که معمولاً در مدیریت پروژه استفاده می‌شود، یکی از محبوب‌ترین روش‌های نمایش فعالیت‌ها (وظایف یا رویدادها) در مقیاس زمان است. در سمت چپ نمودار، فهرست فعالیت‌ها و در بخش بالای نمودار یک مقیاس زمانی مناسب قرار دارد. هر فعالیت با یک نوار نشان داده می‌شود. موقعیت و طول این نوار نشان‌دهنده‌ی تاریخ شروع، مدت زمان و تاریخ پایان فعالیت است. این نمودار به شما کمک می‌کند در یک نگاه ببینید که:
- پروژه شامل چه فعالیت‌هایی است.
- هر یک از فعالیت‌ها در چه تاریخی شروع می‌شوند و در چه تاریخی پایان می‌یابند.
- هر فعالیت چه مدت زمانی به طول می‌انجامد.
- فعالیت‌های پروژه در کجاها با یکدیگر همپوشانی دارند و این همپوشانی تا چه حدی است.
- تاریخ شروع و پایان کل پروژه چه زمانی است.
تاریخچه‌ی نمودار گانت
کارول آدامیِسکی (Karol Adamiecki) نخستین کسی بود که در سال ۱۸۹۶ میلادی نخستین نمودار مدیریت پروژه را ابداع کرد. او یک مهندس لهستانی و صاحب یک کارخانه فولاد در جنوب لهستان بود که به فنون مدیریتی علاقه‌مند بود. اما نمودار ابداعی او درواقع پیش‌درآمد نمودار گانت مدرن بود. در فاصله‌ی سال‌های ۱۹۱۰ تا ۱۹۱۵، هنری گانت (Henry Gantt) که یک مهندس آمریکایی و مشاور مدیر پروژه بود، نسخه‌ی مدرن خود از نمودار ابداعی آدامیسکی را ابداع کرد. این نسخه به طور گسترده‌ای در کشورهای غربی فراگیر شد و باعث شد این نمودار برای همیشه به نام او ثبت شود.
چرا باید از نمودار گانت در مدیریت پروژه استفاده کرد؟
هنگام تنظیم یک نمودار گانت، باید به تمام وظایف مربوط به پروژه‌ی خود فکر کنید. در این فرآیند، خواهید فهمید که چه کسی مسئول چه کاری است، هر فعالیتی چه مدت طول می‌کشد و تیم شما ممکن است با چه مشکلاتی روبه‌رو شود.
فکر کردن به چنین جزئیاتی به شما کمک می‌کند که از قابل اجرا بودن پروژه‌تان اطمینان حاصل کنید، برای هر کار، افراد مناسب را تعیین کنید و پیش از شروع، راه‌حل‌هایی برای مشکلات احتمالی در نظر بگیرید. همچنین، این جزئیات به شما کمک میکنند تا جنبه‌های عملی یک پروژه را تعیین کنید، مانند حداقل زمان لازم برای تحویل و اینکه کدام وظایف را باید پیش از اینکه سایر فعالیت‌ها را شروع کنید، انجام داده باشید. به‌علاوه، می‌توانید از این جزئیات برای شناسایی مسیر حیاتی استفاده کنید ـ دنباله‌ای از وظایف که باید هر کدام جداگانه به موقع انجام شوند تا کل پروژه به موقع تحویل داده شود.
در نهایت، می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید تا تیم و حامیان مالی خود را از پیشرفت پروژه مطلع سازید. برای نشان دادن تغییرات برنامه و پیامدهای آن، کافی است نمودار را به‌روز کنید یا از آن برای برقراری ارتباط با انجام کارهای اصلی استفاده کنید.
ایجاد یک نمودار گانت
برای ایجاد یک نمودار گانت برای پروژه‌ی خود، با استفاده از مثال زیر به عنوان راهنما، مراحل زیر را دنبال کنید.
گام اول: وظایف ضروری را شناسایی کنید
نمودارهای گانت به خودی خود اطلاعات مفیدی به شما نمی‌دهند، مگر اینکه شامل تمام فعالیت‌های مورد نیاز برای تکمیل پروژه یا مراحل پروژه باشند. بنابراین، برای شروع، باید همه‌ی فعالیت‌های پروژه را فهرست کنید. سپس، برای هر وظیفه، اولین تاریخ شروع و مدت زمان تقریبی آن را یادداشت کنید.
مثال: سازمان شما برنده‌ی مناقصه‌ای برای تولید یک محصول جدید «نرم‌افزار به مثابه خدمت» (SaaS) شده است و شما مسئول پروژه هستید. تصمیم می‌گیرید برای تنظیم همه‌ی کارهای ضروری و محاسبه‌ی زمان احتمالی تحویل، از نمودار گانت استفاده کنید.
شما ابتدا کارتان را با فهرست کردن تمام فعالیت‌هایی که باید انجام شوند شروع می‌کنید و برآورد می‌کنید که انجام هر کار چه مدت زمان طول می‌کشد. فهرست شما به شرح زیر است:
گام دوم: روابط بین وظایف را شناسایی کنید
نمودار گانت رابطه‌ی بین وظایف موجود در یک پروژه را نشان می‌دهد. برخی از وظایف باید پیش از شروع وظایف دیگر تکمیل شوند و سایر وظایف تا پایان کارهای قبلی نمی‌توانند به پایان برسند. برای مثال، اگر دارید بروشور درست می‌کنید، باید پیش از ارسال طرح برای چاپ، طرح را به پایان برسانید. به این فعالیت‌های وابسته، فعالیت‌های «متوالی» یا «خطی» می‌گویند. سایر فعالیت‌ها «موازی» خواهند بود. یعنی می‌توانند همزمان با سایر فعالیت‌ها انجام شوند. نیازی نیست این کارها را به ترتیب انجام دهید، اما گاهی اوقات ممکن است نیاز باشد ابتدا برخی کارهای دیگر تمام شوند. بنابراین، برای مثال، طراحی بروشور شما می‌تواند پیش از ویرایش متن شروع شود (گرچه تا زمانی که متن کامل نشود، نمیتوانید طرح را نهایی کنید).
مشخص کنید کدامیک از کارها در پروژه‌ی شما موازی و کدامیک از آن‌ها متوالی هستند. در جایی که وظایف به یکدیگر وابسته هستند، رابطه‌ی بین آن‌ها را یادداشت کنید. این به شما درک عمیق‌تری از چگونگی سازماندهی پروژه می‌دهد و به شما در زمان‌بندی فعالیت‌ها در نمودار گانت کمک می‌کند.
نکته: توجه داشته باشید که در نمودارهای گانت سه رابطه‌ی اصلی بین کارهای متوالی وجود دارد:
پایان تا شروع: این دسته از کارها نمی‌توانند پیش از پایان کار قبلی (و مرتبط) شروع شوند. با این حال، می‌توانند بعداً شروع شوند.
شروع تا شروع: این دسته از کارها نمی‌توانند تا زمان شروع کار قبلی شروع شوند. با این حال، می‌توانند بعداً شروع شوند.
پایان تا پایان: این دسته از کارها نمی‌توانند پیش از پایان کار قبلی به پایان برسند. با این حال، می‌توانند بعداً پایان یابند.
نکته‌ی ۱: وظایف می‌توانند همزمان هم متوالی و هم موازی باشند. برای مثال، دو وظیفه (B و D) ممکن است به وظیفه‌ی دیگری (A) وابسته باشند و ممکن است در یک زمان انجام شوند. وظیفه‌ی B ازآنجه که وظیفه‌ی A را دنبال می‌کند، یک وظیفه‌ی متوالی به‌شمار می‌آید، و با توجه به وظیفه‌ی D، یک وظیفه‌ی موازی محسوب می‌شود.
نکته‌ی ۲: برای به حداقل رساندن زمان تحویل، باید تا جایی که می‌توانید کار موازی انجام دهید. همچنین، باید تا جای ممکن دامنه‌ی پروژه را کوچک نگه دارید.
گام سوم: فعالیت‌ها را وارد نرم‌افزار کنید
می‌توانید نمودارهای خود را با دست ترسیم کنید یا از امکاناتی که ابزارهای تخصصی مانند POB در اختیارتان می‌گذارند استفاده کنید. برخی از این ابزارها مبتنی بر ابر هستند. به این معنی که شما و تیمتان می‌توانید از هر مکانی به طور همزمان به سند دسترسی داشته باشید. چنین امکانی به بحث، بهینه‌سازی و گزارش‌گیری روی یک پروژه بسیار کمک می‌کند.
گام چهارم: نمودار پیشرفت
هرچه پروژه‌ی شما پیش می‌رود، بیشتر تکامل پیدا کرده و پیشرفت خواهد کرد. برای مثال، در سناریوی ما، اگر در تضمین کیفیت ماژول‌های اصلی مشکلی نشان داده شود، ممکن است لازم باشد آموزش را به تعویق بیندازید و تا زمان حل مسئله، توسعه‌ی سیستم اطلاعات مدیریت را متوقف کنید.
نمودار خود را به‌روز کنید تا تغییرات را به محض وقوع منعکس کند. این کار به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ها، تیم خود و حامیان مالی خود را به‌روز نگه دارید.
مزایای نمودار گانت
به کمک نمودار گانت می‌توانید کل پروژه‌ی خود را روی یک صفحه تجسم کنید، نحوه‌ی ارتباط کارها را مشاهده کنید، بدانید چه کسی مشغول است و چه کسی نیست. این نمودار نمایی کلی از جدول زمانی پروژه را از ابتدا تا انتها به شما نشان می‌دهد. بنابراین، می‌توانید نحوه‌ی پیشرفت کارها را در زمان واقعی مشاهده کنید. این بدان معناست که می‌توانید گزارش‌‌های وضعیت را به صورت لحظه‌ای در اختیار مدیران و ذی‌نفعان قرار دهید.
در یک کلام، نمودار گانت برای پروژه مانند صندلی ردیف جلو است. تمام جزئیات ریزی که هرگز امکان نداشت از هیچ منظر دیگری متوجه آن‌ها بشوید، در نمودار گانت جلوی چشمان شما زنده می‌شوند! روی این صفحه تقریباً غیرممکن است که هیچ حرکتی را از دست بدهید.
منابع:
www.mindtools.com
