زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقهبدیهی است که هر همه‌گیری جهانی (pandemic) خساراتی برای کسب و کارها در سرتاسر جهان به بار می‌آورد. مشکل فقط کاهش (یا در بعضی موارد، افزایش شدید) تقاضا برای محصولات یا خدمات نیست. یک مشکل بزرگ دیگر که می‌تواند کسب‌وکارها را با خطراتی جدی مواجه کند، چگونگی سازماندهی یک سازمان یا شرکت، برای ارائه‌ی محصولات و خدمات خود، به روشی بسیار متفاوت است.
چالش‌های مواجهه با همه‌گیری جهانی در دنیای کسب‌وکار مدرن
اجازه بدهید ابتدا بپرسیم همه‌گیری جهانی چیست و چه معنایی دارد؟ در توضیح معنای همه‌گیری جهانی (Pandemic) در فرهنگ لغت مریام ـ وبستر چنین آمده: «شیوع یک بیماری که در منطقه‌ی جغرافیایی وسیعی رخ می‌دهد و درصد بسیار بالایی از جمعیت را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد.»
از دیدگاه عملیات کسب وکار، همه‌گیری جهانی برای بیشتر شرکت‌ها بدان معناست که 1) مشتریان یا کارمندان شما نمی‌توانند با شما تماس مستقیم برقرار کنند، یا 2) مشتریان یا کارمندان شما می‌توانند با شما تماس مستقیم برقرار کنند، اما از به خطر انداختن سلامتی خود هراس دارند.
برای مقابله با مشکل اول، شرکت‌ها به روش‌های زیر واکنش نشان می‌دهند:
ـ با استفاده از امکان ارتباط الکترونیکی، بر مسئله‌ی فقدان تماس فیزیکی با مشتریان و کارمندانشان غلبه می‌کنند؛
ـ از کارمندانشان می‌خواهند که از مکان‌های جایگزین دیگری ـ اغلب از خانه‌هایشان یا از مکان‌های دورافتاده‌ی دیگر ـ برای کار کردن استفاده کنند؛
ـ برای ارسال محصولاتشان از کانال‌های جایگزین، از طریق خدمات لجستیکی برون‌سپاری‌شده، استفاده می‌کنند.
با این حال، این تغییرات شرکت‌ها را با چالش‌های بسیاری روبه‌رو می‌کنند: تداوم عملیات آن‌ها به خاطر تغییر چشمگیر نحوه‌ی عملکرد کسب و کارشان به مخاطره می‌افتد. همچنین، با دسترسی به داده‌های دستگاه‌های خصوصی کارمندان، و با پردازش داده‌ها از طریق ارائه‌دهندگان مختلف خدمات ابری و شرکای لجستیکی، امنیت اطلاعات نیز در معرض خطر قرار می‌گیرد.
در آخر، این روش جدید اداره‌ی کسب و کار به انواع گوناگون مهارت‌های کارمندان و همکاران در زنجیره‌ی تأمین نیاز دارد، بنابراین ممکن است کیفیت ارائه‌ی خدمات و محصولات نیز به خطر بیفتد.
برای مقابله با مشکل دوم _ بهداشت و ایمنی _ شرکت‌ها اقدام به تهیه‌ی تجهیزات محافظتی و وضع قوانینی برای حفظ فاصله‌ی اجتماعی می‌کنند. با این حال، مشکل اینجاست که آن‌ها نمی‌دانند آیا این کار به درستی انجام شده یا خیر، و نیز نمی‌دانند که آیا این کار موجبات رضایت مشتریان و همکاران را فراهم خواهد کرد.
توجه به تداوم عملیات کسب و کارها
ایزو 22301 معیاری برای تعریف چگونگی توسعه‌ی سامانه‌ی مدیریت تداوم کسب و کار است؛ این ایزو توضیح می‌دهد که شما باید ریسک‌های ناشی از اختلال در عملکرد و زنجیره‌ی تأمین خود را ارزیابی کنید. همچنین، تحلیل کنید که با چه سرعتی باید عملیات خود را بازیابی کنید تا جلوی آسیب‌های جدی را بگیرید، و به کدام منابع برای بازیابی نیاز دارید. شما باید برمبنای این اطلاعات، در پیِ یافتن راهکارهایی باشید که امکان بازیابی را برای شما فراهم کنند و یک طرح تداوم کسب و کار برای شرایط همه‌گیری جهانی آماده کنید.
بنابراین، برای اینکه بتوانید با موفقیت به کار خود ادامه بدهید باید تحلیل کنید که به چه افراد، تجهیزات، داده‌ها، مواد اولیه، ذینفعان و چیزهای دیگری نیاز دارید و با چه سرعتی به آن‌ها احتیاج دارید. نحوه‌ی دستیابی به آن‌ها را تعریف کنید و گام‌هایی را برای شروع استفاده از آن‌ها مشخص کنید. به این منظور، باید ریسک‌ها را ارزیابی و اقدام به تحلیل تأثیر کسب و کار کنید، استراتژی تداوم کسب و کار را توسعه بدهید، و طرح همه‌گیری جهانی برای کسب و کار خود بنویسید. تمام اسناد لازم برای این کار را می‌توانید در جعبه ابزار مستندات ایزو 22301 بیابید.
توجه به امنیت ارتباطات و داده‌ها
ایزو 27001 استانداری برای توصیف نحوه‌ی توسعه‌ی سیستم مدیریت امنیت اطلاعات است؛ این استاندارد به شما می‌گوید که ابتدا باید بفهمید چه حوادث احتمالی‌ای ممکن است رخ بدهند. سپس، مشخص کنید که به منظور پیشگیری از رخنه در داده‌ها، باید کدام نوع اقدامات حفاظتی را اجرا کنید.
بنابراین، باید تحلیل کنید که چه رخدادهایی برای داده‌های ذخیره‌شده در رایانه‌ها و ارتباطات و مکالمات اینترنتی کارمندانی که از خانه کار می‌کنند ممکن است اتفاق بیفتد. فقط زمانی که این تحلیل‌ها را انجام داده و رخدادها را پیدا کرده باشید می‌توانید تصمیم بگیرید که آیا کارمندان شما ملزم به استفاده از VPN، رمزهای عبور پیچیده، داده‌های رمزگذاری‌شده، استفاده از سرویس‌های ابریِ از پیش تصویب شده، به‌طور مرتب بَک‌آپ گرفتن از داده‌ها و غیره خواهند بود یا خیر. در آخر، باید این قوانین را از طریق سیاست‌ها و رویه‌ها مستند کنید.
توجه به کیفیت محصولات و خدمات
ایزو 9001 استانداردی برای توصیف نحوه‌ی توسعه‌ی سیستم مدیریت کیفیت است؛ این استاندارد می‌گوید که شما ملزم هستید کارمندانتان را به نحو شایسته‌ای، برای کاری که انجام می‌دهند آموزش دهید و تأمین‌کنندگان و شرکای خود را بسیار بادقت انتخاب کنید.
بنابراین، باید تحلیل کنید که در این شرایط جدید، کدام مهارت‌ها برای عملیات کسب و کارتان ضروری است و به صورت روش‌مند و برنامه‌ریزی‌شده‌ای آموزش کارمندان خود را آغاز کنید ـ می‌توانید از طریق کانال‌های ارتباطی جدیدی که برای ارتباط با مشتریانتان استفاده می‌کنید یا کانال‌های داخلی‌ای که برای ارتباط با همکارانتان دارید، نحوه‌ی کار از راه دور به شیوه‌ای مؤثر و مطمئن، نحوه‌ی کار در محل ضمن رعایت قوانین فاصله‌گذاری اجتماعی و مواردی از این دست را آموزش بدهید.
باید ضوابط مشخصی برای تأمین‌کنندگان و شرکای خود وضع کنید تا بتوانید فقط آن‌هایی را برگزینید که زنجیره‌ی تأمین شما را به خطر نمی‌اندازند. برای مثال، فقط آن‌هایی را انتخاب کنید که قوانین سخت‌گیرانه‌ای برای بهداشت و ایمنی در نظر گرفته‌اند، آن‌هایی که برای حفظ فاصله‌ی اجتماعی آموزش دیده‌اند، آن‌هایی که کانال‌های ارتباطی آنلاینی تدارک دیده‌اند و غیره.
توجه به ایمنی و بهداشت
ایزو 45001 استانداردی برای توصیف نحوه‌ی ایجاد یک سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی حرفه‌ای (OHSMS) است که به شما کمک می‌کند به سادگی، با رعایت قوانین و مقررات بهداشت و ایمنی کار کنید و برای بهبود سلامت و ایمنی در محیط کارتان بکوشید.
مهم‌ترین جنبه‌ی الزامات ایزو 45001 که می‌تواند به مقابله با همه‌گیری جهانی کمک کند شناسایی خطرات و ریسک‌های مرتبط با آن‌هاست. به این ترتیب، می‌شود آن خطرات و ریسک‌ها را برای حفظ و بهبود سلامت و ایمنی کنترل کرد. می‌توانید برای شناسایی این خطرات از دانش نیروی کارتان، برای یافتن بهترین راه‌‌حل‌ها استفاده کنید و این کار را به بهترین شکل انجام دهید. با به‌کار گرفتن افرادتان آن‌ها را دلگرم و مطمئن می‌کنید، و به این ترتیب، آن‌ها از کار در محل شرکت نمی‌ترسند. این حس اعتماد به مشتریان شما نیز منتقل می‌شود و سبب می‌شود آن‌ها هم از برقراری ارتباط با کارمندان شما هراسی نداشته باشند.
این کار را می‌توانید با یک جلسه‌ی طوفان فکری آغاز کنید. مثلاً از کارمندان خود بپرسید که «ما در هر فرآیند با چه خطراتی روبه‌رو هستیم و از کجا می‌توانیم این خطرات را در بحران فعلی کاهش دهیم؟» در یک همه‌گیری جهانی، این موضوع می‌تواند به شناسایی و اجرای تغییرات موردنیاز، برای حفظ ایمنی در محل کار، کمک کند ـ مواردی مانند حفظ فاصله‌ی اجتماعی، تمیزکردن ابزار، ازبین بردن کاغذها و صفحات برای جلوگیری از تماس چند نفر با آن‌ها، آماده کردن خود و کارمندان برای جایگزینی‌ها تا افرادی که باید از خانه کار کنند بتوانند نقش‌های جدید و وظایف جدیدشان را به خوبی ایفا کنند.
افراد وقتی احساس امنیت داشته باشند، بهتر کار می‌کنند. در برخی شرکت‌ها، بهره‌وری حتی از دوران پیش از همه‌گیری نیز بیشتر می‌شود. مشتریان نیز این رویکردهای مثبت را احساس خواهند کرد و در مقایسه با رقبای دیگر، ترجیح می‌دهند با چنین شرکتی کار کنند.
استانداردهای ایزو دانش فنی و مهارت را در اختیار شما قرار می‌دهند
بیماری همه‌گیری جهانی اتفاق خیلی متداولی نیست و انتظار می‌رود در چنین شرایط غیرقبل پیش‌بینی‌ای، خیلی سریع قوانین جدیدی وضع بشوند. با این حال، ایزو 9001، ایزو 27001، ایزو 22301 و ایزو 45001 چارچوب‌های آماده‌ای هستند که حتی در چنین شرایط نامطلوبی هم به کار می‌آیند.
از این گذشته، بیش از 3 میلیون شرکت در سرتاسر دنیا، پیش‌تر برخی از استانداردهای مدیریت ایزو را پیاده‌سازی کرده‌اند و از این تعداد، حدود یک و نیم میلیون موفق به دریافت گواهینامه شده‌اند. بنابراین، استانداردهای ایزو گسترده‌ترین چارچوب‌هایی هستند که به شرکت‌ها در سازماندهی بهتر خود کمک می‌کنند و می‌توانند در مواجهه با همه‌گیری جهانی کمک شایانی به شرکت‌ها و سازمان‌ها بکنند.
منبع: advisera.com
اگر به مباحث کاربردی و اخبار فناوری اطلاعات علاقه‌مندید می‌توانید آدرس ایمیلتان را در فوتر سایت (عضویت در خبرنامه) بنویسید تا شما را در جریان آخرین مطالب گروه فناوری پرند قرار دهیم.
