زمان تقریبی مطالعه: 4 دقیقهحتی اگر تمرکز دنیای کسب‌وکار روی فناوری باشد، آنچه کسب‌وکارها را به پیش می‌رانَد، فرآیند است. فرآیندها تعیین‌کننده‌ی نحوه‌ی کار شرکت‌ها هستند، اعم از اینکه برای سفارش‌دهی تا دریافت، درخواست تا انجام درخواست یا استخدام تا آشناسازی و معاشرت سازمانی (Onboarding) استفاده شوند. قطعاً ممکن است شرکت‌ها به سیستم‌های فناوری مشابه رقبای خود دست پیدا کنند. اما این روشی است که شرکت شما فرآیندها را ایجاد و مدیریت می‌کند و تأثیر بسزایی در موفقیت دارد، خواه این موفقیت از جنس درآمد، کارآیی یا رضایت مشتری باشد. البته ما نمی‌توانیم تأثیر فناوری را بر فرآیند کاهش بدهیم، چون تحول دیجیتال دارد مدل‌های کسب‌وکار را با سرعت حیرت‌انگیزی متحول می‌کند. بیایید به محل تلاقی فرآیند و فناوری، در قالب مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) و خودکارسازی فرآیند کسب‌وکار (BPA) نگاهی بیندازیم.
مدیریت فرآیند کسب‌وکار چیست؟
روش‌های زیادی برای تعریف مدیریت فرآیند کسب‌وکار وجود دارد. AIIM این مفهوم را چنین تعریف می‌کند: مدیریت فرآیند کسب‌وکار شامل نحوه‌ی مطالعه و بررسی، شناخت و نظارت بر فرآیندهای کسب‌وکار است، برای کسب اطمینان از اینکه آن‌ها:
- بدون اشکال اجرا شوند
- در طی زمان، قابلیت بهبود داشته باشند
CIO مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار را عملی برای کشف و کنترل فرآیندهای سازمان تعریف می‌کند تا همزمان با تکامل کسب‌وکار، آن‌ها را با اهداف کسب‌وکار همسو کند.
ما می‌توانیم به مدیریت فرآیند کسب‌وکار به منزله‌ی یک چتر نگاه کنیم؛ یک رویکرد حاکمیتی به فرآیندهای مدیریت چرخه‌ی حیات در یک سازمان، از طراحی گرفته تا مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی.
مراحل چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب‌وکار، چنانکه EPC شرح داده، می‌تواند به صورت زیر خلاصه شود:
- شناسایی فرآیندها، ذی‌نفعان آن‌ها، فعالیت‌ها و وابستگی‌ها.
- نگاشت مؤلفه‌های فرآیند برای نمایش و تجزیه و تحلیل بصری.
- پیاده‌سازی فرآیند از طریق سامانه‌ها، نقش‌ها و آموزش.
- گردآوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها در مورد عملکرد فرآیند.
- بهبود فرآیندها براساس نتایج حاصل از مرحله‌ی نظارت.
خودکارسازی فرآیند کسب‌وکار چیست؟
به گفته‌ی RedHat، خودکارسازی فرآیند کسب‌وکار، سامانه‌های IT را گسترش می‌دهد تا فرآیندهای متناسب با نیازهای سازمان را خودکار کند.
در تعریفی مشابه، گارتنر خود کارسازی فرآیند کسب و کار را خودکار سازی فرآیندهای پیچیده‌ی کسب‌وکار و وظایفی فراتر از کنترل داده‌های مرسوم و فعالیت‌های ثبت سوابق، معمولاً با استفاده از فناوری‌های پیشرفته، تعریف می‌کند.
به زبان ساده، خودکارسازی فرآیند کسب‌وکار عبارت است از استفاده از فناوری برای پردازش فعالیت‌هایی که ماهیتی معمول و دستی دارند، برای رسیدن به:
- بهره‌وری
- اثربخشی
- کاهش هزینه
- رقابت‌پذیری
- انطباق
- مزایای بیشتر
تحقیقات آی بی اِم نشان داده که از طریق خودکار سازی فرآیند می‌توان بین 20 تا 50 درصد صرفه‌جویی کرد. برخی نمونه‌های مناطق هدف برای استقرار خودکار سازی فرآیند کسب‌وکار در سازمان‌ها عبارت‌اند از:
- پردازش سفارش‌های فروش
- پردازش حقوق و دستمزد منابع انسانی
- پردازش مجموعه بدهی‌ها
- سلف‌سرویس مشتری / کاربر
درحالی که خودکار سازی فرآیند کسب و کار، برای پیاده‌سازی، به میزان قابل توجهی تخصص فنی نیاز دارد، امروزه شاهد راهکارهای کم کُد (Low-Code) و بدون کُد (No-Code) هستیم که کارکنان فنی را قادر می‌سازند تا به‌راحتی کارهایی مانند فعالیت‌های زیر را انجام دهند:
- گردش کار نقشه
- گسترش فرم‌ها
- تأییدیه‌های مسیر
این برنامه‌های تحول‌آفرین از طریق قابلیت کشیدن و رها کردنِ (Drag & Drop) مستقیم عمل می‌کنند که به هر کارمند غیر IT هم اجازه می‌دهد تا به‌راحتی فرآیندهای خودکار خود را در برنامه‌های وب یا تلفن همراه ایجاد کند و استقرار دهد.
با توسعه‌ی پیشرفت‌‌ها در فناوری و تقویت موج کنونی تحول دیجیتال، خودکار سازی فرآیند کسب‌وکار، از طریق هوش مصنوعی، در حال تکامل است. در حال حاضر، پیشرفت‌های خودکار فرآیند توسط این فناوری‌های شناختی (Cognitive Technologies) هدایت می‌شوند، مانند:
- خودکارسازی فرآیند رباتیک (RPA)
- یادگیری ماشین (ML)
- پردازش زبان طبیعی (NLP)
- تجزیه و تحلیل پیشگویانه (Predictive analytics)
ارزش بازار خودکارسازی فرآیند کسب‌وکار تا سال 2025، 232 میلیارد دلار آمریکا برآورده شده است.
مقایسه‌ی خوکارسازی فرآیند کسب‌وکار و مدیریت فرآیند کسب‌وکار
هرچند که خودکارسازی فرآیند کسب‌وکار و مدیریت فرآیند کسب‌وکار مکمل یکدیگر هستند، بدیهی است که نباید این اصطلاحات به‌جای یکدیگر استفاده شوند.
خودکارسازی مدیریت کسب‌وکار رویکردی عمومی و کل‌نگر است که نه‌تنها فناوری، بلکه کل اکوسیستم فرآیند را، برای اطمینان از ایجاد ارزش و حفظ آن در کل شرکت، در نظر می‌گیرد. خودکارسازی فرآیند کسب‌وکار هیچ روش یا رویکردی را مشخص نمی‌کند، بلکه تمرکزش بر حاکمیت توسعه‌ی فرآیند، استقرار و بهبود در سازمان است.
شاید بگویید مدیریت فرآیند کسب‌وکار بیشتر از یک سطح استراتژیک و تاکتیکی، با بازمهندسی مداوم انتها ـ به انتهای مدل‌های فرآیند کسب‌وکار، کار می‌کند. تمرکز خودکار سازی فرآیند کسب‌وکار بر روی مدل عملیاتی سازمان است و در پِی ایجاد و اصلاح تمام جنبه‌های فرآیندهاست، از جمله:
- ساختارهای سازمانی
- مدل‌های هزینه
- استفاده از فناوری
- انطباق با مقررات
- رضایت مشتری
توجه داشته باشید که راهکارهایی در مدیریت فرآیند کسب‌وکار وجود دارد که از مدیریت فعالیت‌های چرخه‌ی حیات فرآیند که شامل طراحی، استقرار و نظارت می‌شود، پشتیبانی می‌کند.
از سوی دیگر، خودکارسازی فرآیند کسب و کار در جنبه‌های مختلف فناوری کاملاً استقرار یافته است، و با استفاده از قابلیت‌های محاسباتی، به دنبال بالا بردن سطح بهره‌وری در شرکت‌هاست. این کار کم‌تر در مورد اصلاح فرآیندهای اصلی است ـ تمرکز آن بر روی ساده‌سازی و بهبود از طریق استفاده از فناوری است.
خودکارسازی فرآیند کسب‌وکار می‌تواند یک فعالیت مستقل یا بخشی از تلاش‌های بزرگ‌تر برای بهبود سازمان، از جمله ابتکارات تحول دیجیتال، باشد. معمولاً خودکار سازی فرآیند کسب و کار برای عملکرد یا حوزهی خاصی از کسب‌وکار اِعمال می‌شود که در آن، خودکارسازیِ وظایف دستیِ تکراری می‌تواند از لحاظ موارد زیر، به سود سازمان باشد:
- سرعت
- بهره‌وری
- رضایت مشتری
بنابراین، می‌توانیم خودکارسازی فرآیند کسب‌وکار را به عنوان زیرمجموعه‌ای از مدیریت فرآیند کسب‌وکار در نظر بگیریم، با این درک که این دو می‌توانند مستقل از یکدیگر عمل کنند.
منبع
https://www.bmc.com/blogs/business-process-management-vs-automation/
