زمان تقریبی مطالعه: 3 دقیقههر خدمت ارائه شده توسط شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات، از مجموعه‌ای از عناصر تشکیل شده است که بر عملکرد کلی آن خدمت تأثیر می‌گذارند. برای مثال، یک نرم‌افزار پیام‌رسان، شامل عناصر منفردی مانند سرورها، نرم‌افزارها، افرادی که کارهای مرتبط را انجام می‌دهند و مواردی از این قبیل است که به همراه یکدیگر خدمت مورد نظر را به مشتریان ارائه می‌دهند. فرآیند مدیریت دارایی و پیکربندی با این عناصر منفرد، ویژگی‌های آنها و رابطه این عناصر با یکدیگر سر و کار دارد.
به بیان دیگر، این فرآیند از دو بخش اصلی تشکیل شده است:
- مدیریت دارایی‌ها که به دارایی‌هایی که برای ارائه خدمات فناوری اطلاعات مورد نیاز هستند، رسیدگی می‌کند.
- مدیریت پیکربندی که پیکربندی و ارتباط میان عناصر مختلف خدمات متنوع فناوری اطلاعات را ردیابی می‌کند.
حضور همه‌جانبه این فرآیند در طول چرخه عمر خدمت، آن را تبدیل به یکی از مهم‌ترین فرآیندهای ITIL کرده است و معمولاً اولین فرآیندی است که در ابزارهای ITSM پیاده‌سازی می‌شود.
فرآیند مدیریت دارایی و پیکربندی از نگاه تعاریف
استاندارد ITIL تعریف ذیل را از مدیریت دارایی و پیکربندی ارائه داده است:
فرآیندی که مسئولیت حصول اطمینان از کنترل مناسب دارایی‌های مورد نیاز برای ارائه خدمات و در دسترس بودن اطلاعات دقیق و قابل اعتماد درباره این دارایی‌ها در زمان و مکان مناسب را بر عهده دارد. این اطلاعات شامل جزئیاتی درباره چگونگی پیکربندی و رابطه میان دارایی‌ها می‌شود.
علاوه بر تعریف مذکور که به فرآیند مدیریت دارایی و پیکربندی به عنوان یک کل نگاه می‌کند، باید عناصر خاص و حائز اهمیت این فرآیند نیز تعریف شوند:
- دارایی‌های خدمت منابعی هستند که برای ارائه خدمات فناوری اطلاعات مورد نیاز هستند. این موارد شامل داده‌ها، سخت‌افزارها، نرم‌افزارها و افراد هستند.
- اقلام پیکربندی (CI) منابعی هستند که باید به شیوه‌ای خاص برای ارائه یک خدمت پیکربندی شوند. زمانی که در حال طراحی پیکربندی خود هستید، می‌توانید تصمیم بگیرید که ریزدانگی طراحی شما تا چه حدی باشد: آیا سرور یک قلم پیکربندی است یا پردازنده آن سرور نیز جزو اقلام پیکربندی شما محسوب می‌شود؟ همچنین، مواردی مانند قرارداد با پیمکانکاران و سایر متغیرهایی که می‌توانند تأثیر عمده‌ای روی ارائه خدمت داشته باشند، باید به عنوان قلم پیکربندی لحاظ شوند.
- پایگاه داده مدیریت پیکربندی (CMDB) اطلاعاتی از قبیل شماره سریال، آدرس MAC یا آدرس IP، نسخه فعلی، اطلاعات پیمانکاران و عرضه‌کنندگان هر یک از اقلام پیکربندی و… را در خود ذخیره می‌کند.
- سامانه مدیریت پیکربندی (CMS) مجموعه‌ای از ابزارها به منظور جمع‌آوری اطلاعات برای پایگاه داده مدیریت پیکربندی و اقلام موجود در آن است. این سامانه اغلب شامل سوابقی درباره رخدادها، مشکلات، تغییرات و نسخه‌های مرتبط با هر قلم است.
هدف از فرآیند مدیریت دارایی و پیکربندی
فرآیند مدیریت دارایی‌ها و پیکربندی به شناسایی و کنترل تمامی دارایی‌ها در سرتاسر زیرساخت سازمان پرداخته و می‌تواند یکپارچگی آنها را از طریق مستندسازی، گزارش‌دهی و نظارت اثربخش، مدیریت کند. به طور دقیق‌تر، ITIL اهداف ذیل را برای فرآیند مدیریت دارایی و پیکربندی ذکر می‌کند:
- حصول اطمینان از اینکه دارایی‌های تحت کنترل واحد فناوری اطلاعات، در طول چرخه عمر خود شناسایی و کنترل شده و به خوبی تحت مراقبت قرار می‌گیرند.
- شناسایی، کنترل، گزارش‌دهی، نظارت و تصدیق خدمات و سایر اقلام پیکربندی، شامل نسخه‌ها، اجزا، ویژگی‌ها و روابط آنها.
- مدیریت و محافظت از یکپارچگی اقلام پیکربندی در طول چرخه عمر خدمت از طریق همکاری با فرآیند مدیریت تغییر به منظور حصول اطمینان از اینکه تنها عناصر مجاز، مورد استفاده قرار می‌گیرند و تغییرات مجاز اعمال می‌شوند.
- حصول اطمینان از یکپارچگی اقلام پیکربندی به منظور کنترل خدمات از طریق ایجاد و حفظ یک سیستم دقیق مدیریت پیکربندی.
- حمایت از فرآیندهای کارا و اثربخش مدیریت خدمات از طریق ارائه اطلاعات دقیق پیکربندی به منظور قادر ساختن افراد به اتخاذ تصمیمات در زمان مناسب
مدیریت دارایی و پیکربندی چه چیزهایی به سازمان ما می‌افزاید؟
برخی از مزایای فرآیند مدیریت دارایی و پیکربندی عبارتست از:
- از طریق فرآیندی تعریف‌شده و دقیق برای مدیریت دارایی‌ها و پیکربندی که منجر به کنترل بیشتر و بهبود شفافیت ردیابی می‌شود، کارایی افزایش می‌یابد.
- با در اختیار داشتن دانشی دقیق درباره تمام عناصر پیکربندی که منجر به جلوگیری از دوباره‌کاری‌های غیر ضروری می‌شود، هزینه‌ها کاهش می‌یابد.
- کسب‌وکار چابکی بیشتری داشته و مشکلات سریع‌تر حل خواهند شد که این موضوع منجر به ارائه خدماتی باکیفیت‌تر به مشتریان می‌شود.
- اعتماد به سیستم و فرآیند از طریق شناسایی و اصلاح سریع پیکربندی‌های نامناسب که تأثیرمنفی بر عمللکرد خواهد داشت، بهبود خواهد یافت.
- تعریف و تقویت سیاست‌ها و رویه‌های رسمی که به نظارت بر وضعیت فرآیند کمک خواهد کرد، ممکن می‌شود.
- کارایی فرآیند مدیریت تغییر از طریق کاهش ریسک ناسازگاری و مشکلات محصول افزایش می‌یابد.
- بازیابی خدمت در صورتی که ایرادی منجر به از دسترس خارج شدن خدمت شود، سریع‌تر صورت می‌پذیرد.
نتیجه‌گیری
همانطور که در سطور پیشین ذکر شد، فرآیند مدیریت دارایی‌ها و پیکربندی از اهمیت بالایی برای سازمان برخوردار بوده و مزایای فراوانی را به همراه دارد. بنابراین مدیرانی که به دنبال پپیاده‌سازی چارچوب ITIL ازطریق ابزارهای ITSM در سازمان خود هستند، باید توجه ویژه‌ای به این فرآیند داشته باشند، زیرا می‌توان گفت که زیربنای یک سیستم مدیریت خدمات کارا و اثربخش، وجود راهکاری مناسب برای مدیریت دارایی‌ها و پیکربندی سازمان است.
این یادداشت در رسانه اینترنتی راه پرداخت نیز منتشر شده است.
برای مطالعه سایر یادداشت های گروه فناوری پرند در رسانه اینترنتی راه پرداخت، اینجا کلیک کنید.
