شرکت ManageEngine يکی از شرکت های زير مجموعه Zoho Corp در حوزه نرم افزارهای تخصصی مديريت فناوری اطلاعات می باشد که بيش از يک دهه، پاسخ دهنده نيازمندی سازمان ها در بيش از ۲۰۰ کشور بوده است. امروزه اين شرکت توانسته است به طور متوسط بالغ بر ۱۰۰۰ مشتری راضی به صورت ماهانه به مشتريان خود اضافه کند، که تعداد زيادی از آنها در ميان ۵۰۰ شرکت برتر نشريه Fortune می باشند.
اين شرکت در کنار راهکارهای متفاوتی که ارائه می دهد، توانسته است راهکار مناسبی برای افزايش بهره وری سازمان ها در حوزه مديريت خدمات فناوری اطلاعات و با استفاده از ابزار ServiceDesk Plus و Desktop Central ارائه نمايد.
بخش بانک اطلاعاتی مديريت پيکربندی ابزار ServiceDesk Plus قدرت کنترل بيشتری را در مديريت زير ساخت فناوری اطلاعات سازمان در اختيار شما قرار می دهد. با استفاده از قابليت های اين ابزار می توانيد رابطه ميان اقلام پيکربندی موجود را مشخص و در نتيجه ايجاد تغيير و تحليل تأثير هر تغيير در کسب و کار را مورد ارزيابی قرار دهيد.
نرم افزار کليه اطلاعات مربوط به هر قلم پيکربندی را به صورت متمرکز با جزئياتی از قبيل ويژگی های هر يک و روابط موجود ميان اقلام پيکربندی را نگهداری می کند تا شما توسط اين اطلاعات بتوانيد در دسترس بودن خدمات ارائه شده را تضمين نماييد.
با استفاده از ابزار بانک اطلاعاتی مديريت پيکربندی موجود در ServiceDesk Plus، شما می توانيد ريشه مشکل وقايع پيش آمده را مورد ارزيابی قرار دهيد. از طرفی به علت وجود بانک اطلاعاتی مديريت پيکربندی به صورت مصور در نرم افزار، می توانيد روابط بين اقلام پيکربندی را به سادگی تشخيص و برای مشکلات ناشی از تغييرات احتمالی، از پيش برنامه ريزی کنيد.
علاوه بر اين، کليه فرآيند های مديريت واقعه، مديريت مشکل و مديريت تغيير دارای يکپارچگی با بانک اطلاعاتی مديريت پيکربندی می باشند.
ساده ترين راهکار کاربران برای ارسال درخواست های خود بدون نياز تماس های تلفنی و درخواست از طريق ايميل، استفاده از پورتال کاربران می باشد. همچنين پورتال باعث کاهش ترافيک کاری افراد پيشخوان خدمات نيز می شود. ابزار ServiceDesk Plus امکان ايجاد تيکت را با استفاده از تمپليت های از پيش تعيين شده ساده ساخته است.
در نتيجه مدت زمان کوتاهی برای ساخت تيکت نياز می باشد و مدير سيستم می تواند نياز دسته بندی غير خودکار تيکت ها را از طريق سيستم های اتوماسيون دسته بندی تيکت موجود در نرم افزار، مرتفع نمايد.
با استفاده از پورتال، کاربران نهايی پشتيبانی می توانند وضعيت درخواست های خود را بدون نياز به ارسال پست الکترونيکی و تنها از طريق پورتال دريافت نمايند.
از طرفی کاربران می توانند بخش عمده ای از مشکلات خود را از طريق بخش پايگاه دانش مرتفع نمايند. در صورت وجود مشکل از پيش تعيين شده و يا مشکلی که بايد به اطلاع کاربران و يا گروهی از کاربران رسانده شود، می توان از ويژگی اطلاعيه ها بهره مند شد و اطلاع رسانی متناسب را به کاربران انجام داد.
با استفاده از پايگاه دانش می توانيد پاسخ مشکلات عمومی مشتريان خود را، بدون نياز به تماس با واحد پشتيبانی و از طريق پورتال در اختيار آنها قرار دهيد. پايگاه دانش مبتنی بر وب نرم افزار ServiceDesk Plus، به مشتريان امکان می دهد تا پاسخ سئوالات خود را در طبقه بندی های از پيش تعيين شده مشاهده نمايند.
مشتری با استفاده از کليد واژه می تواند در راهکارهای ارائه شده جستجو نمايد و در نهايت راهکارهایی که تعداد بازديد کننده بيشتری داشته اند را مورد استفاده قرار دهد. پايگاه دانش قابليت مديريت سطوح دسترسی را نيز دارا می باشد تا بتوانيد اطلاعات حساس مربوط به پيشخوان خدمات را به اين طريق در اختيار عموم قرار ندهيد.
وقايع در اثر توقف و يا بروز مشکل در خدمات فناوری اطلاعات يا يک دارایی به وجود می آيند. وقايع از طرق ذيل ايجاد می شوند:
- فرآيند مديريت رخداد
- صفحات وب
- تماس تلفنی
- پست الکترونيک
مدیریت وقایع در نرم افزار ServiceDesk Plus دارای ویژگی های ذیل می باشد:
- طبقه بندی وقایع
- اولویت بندی وقایع
- تشخیص واقعه
- ارجاع واقعه
- ترمیم و حل واقعه
- خاتمه واقعه
با استفاده از فرآيند مديريت مشکلات می توان آنها را ريشه يابی نمود و از بروز مجدد آنها جلوگيری کرد. مدیریت مشکلات در ابزار ServiceDesk Plus دارای ویژگی های ذیل می باشد:
- شناسایی مشکل
- ثبت مشکل
- طبقه بندی مشکل
- اولویت بندی مشکل
- تحقیق و تشخیص مشکل
- ارائه راهکار مشکل
- خاتمه مشکل
شناسايی دارايی های سازمان کليد اصلی فرآيند مديريت دارايی می باشد. تنها زمانی می توانيد کليه دارایی های خود را مديريت کنيد که کليه آنها شناسايي شده باشند. ابزار ServiceDesk Plus به شما امکان می دهد که دارایی های سازمان را اسکن، شناسايی، و تحت کنترل قرار دهيد.
با استفاده از این نرم افزار شما تا شبکه خود را، بر اساس Domain و يا Workgroup، اسکن نماييد و کليه دارايي ها را شناسایی نماييد. علاوه بر اسکن از طريق Domain و يا Workgroup، می توانيد اسکن را از طريق شبکه های مبتنی بر IP انجام دهيد که شامل کليه سخت افزارها از قبيل مک، لينوکس، پرينتر، سوئيچ، روتر، فايروال و ... می باشد.
در صورتی که دارايي جديدی به شبکه شما اضافه شده باشد، کافی است تنها آدرس IP همان دارایی را اسکن کنيد و نيازی به اسکن کل شبکه به صورت مجدد وجود ندارد. با استفاده از ابزار می توانيد کليه دارایی های خود را حتی در صورتی که خارج از شبکه محلی و در دسترس شما باشند را اسکن کنيد. کافی است برای اين کار از نرم افزار Agent موجود در ابزار بهره مند شويد.
برای به روز رسانی بانک اطلاعاتی مديريت پيکربندی، نيازی به اسکن دستی دارایی ها نمی باشد، کافی است اسکن را به صورت برنامه ريزی شده و در زمان های مشخص توسط ابزار انجام دهيد.
هدف اصلی فرآيند مديريت تغيير، انجام تغييرات تأييد شده با ريسک قابل قبول می باشد.
فرآیند نرم افزار در حوزه مدیریت تغییر عبارت است از:
- آغاز درخواست تغییر
- تحلیل اثر تغییر
- برنامه اجراء تغییر
- برنامه بازگشت از اجراء
- ارائه چک لیست مربوط به تغییر
انواع تغییراتی که در نرم افزار پشتیبانی شده اند عبارت است از:
- تغییرات استاندارد
- تغییرات فرعی
- تغییرات اصلی و عمده