تصمیم گیرندگان IT اغلب احساسی شبیه به هنرمندان بندباز دارند: حفظ تعادل در کسب و کار روزانه، نوآوری و تداوم نیازهای جدید کسب و کار، اغلب چالش های تصمیم گیرندگان IT و گروه آن ها را تشکیل می دهد. در این مطلب بررسی می کنیم که چگونه بدون تور محافظ، در این بندبازی موفق شویم !
دپارتمان های IT در شرکت های خصوصی و همچنین در مدیریت های عمومی، نه تنها با یک نیاز ثابت برای صرفه جویی در هزینه ها و فعال نگه داشتن خدمات IT سنتی مواجه هستند، بلکه مشتاقانه از نوآوری و ایجاد فعالیت دپارتمان های تخصصی در شرکت نیز حمایت می کنند. آنها باید فعالانه راهکارها و نوآوری های جدید که موجب ارزش آفرینی برای کسب و کار می شود را برنامه ریزی کنند تا تضمین کننده بلند مدت موفقیت آن ها در میدان رقابت باشد.
کسب و کار و کاربرانِ شرکت انتظارات زیادی از واحد خدمات IT شرکت دارند: آنها باید در هر زمان و مکانی در دسترس باشند، انعطاف پذیر باشند و برای تمام چالش های جدید، واکنش سریعی از خود نشان دهند. البته که دسترسی بی نهایت و سرعت در راهکارها نیز باید باشد و اگر IT بخواهد رضایت یک کاربر را یک پله بالاتر ببرد، باید 100 پله بیشتر طی کند !
علاوه بر این، اتوماسیون، اینترنت اشیاء و انقلاب صنعتی چهارم فرصت ها و چالش های جدیدی را به وجود آورده که هم IT و هم کلیت کسب و کار باید هرچه زودتر با آن مواجه شوند. گسترش ارتباطات داخلی، اتصالات، دستگاه ها و سیستم ها، به تنهایی نیازمند خدماتی گسترده تر و سیستم های منعطف تری هستند. ضمن اینکه حجم عظیمی از اطلاعات از یک سو باید کنترل شده و از سوی دیگر قابل استفاده گردند.
چه چیزی زندگی را برای IT دشوار می کند؟
لیست خواسته های مرتبط با IT خیلی بلند است و روز به روز نیز بلندتر می شود. پیش بردن IT در اغلب شرکت ها و سازمان های بزرگ نیازمند مقابله با خواسته های واقعاً عظیم است و مسئله اصلی مشکل ساز در این سازمان ها، عدم وجود پیش نیازهایی است که برای تکمیل این خواسته های متنوع لازم است.
نشریه سوئیسی دنیای رایانه (Computerworld) در نظرسنجی اخیر خود، برخی مسائل که زندگی را برای IT سخت می کند، تشریح کرده است: محدودیت بودجه، کمبود کارکنان واجد شرایط، حمایت حداقلی مدیران، سیستم های فرسوده، سازمان ضعیف، درخواست های بسیار زیاد و دائماً متغیر از سمت دپارتمان های داخلی شرکت از مهمترین این عوامل هستند.
بسیاری از سازمان های IT، میانِ کسب و کار روزمره و برنامه نویسی خلاقانه و راهکارهای خاص مورد نیاز واحدهای تخصصی، تعادل برقرار کرده اند. در واقع اگر آنها در این زمینه موفق نباشند، IT به بن بست خواهد خورد. در صورت برگشت خوردن پروژه ها یا عدم پاسخگویی در زمان لازم به خواسته های دیگر دپارتمان ها، IT به جای ایجاد نوآوری ، سرعت آنها را گرفته است.
برای اینکه این تعادل برقرار شود، چه کاری می توانید انجام دهید؟ کلید موفقیت کجاست؟ اقداماتی که در زیر آمده است، برخی از راه های ممکن برای بهبود این شرایط در درازمدت است:
1. همکاری
شیوه همکاری ما در سازمان ها تغییر کرده است. در پروژه ها، ما هرچه بیشتر شاهد خواسته هایی با سلسله مراتب زیاد در چند دپارتمان داخلی هستیم. مشخص است که اگر دپارتمان های مختلف بتوانند از یک نقطه مشترک و جامع به پروژه نگاه کرده و راهکارها را در کنار یکدیگر تدوین نمایند، یک مزیت بزرگ به حساب می آید. در هر موردی، اعتماد و ارتباط از بخش های اساسی یک همکاری موفق در دپارتمان IT و همچنین دیگر دپارتمان ها خواهد بود.
فعالیت دپارتمان های خاص حوزه IT با یکدیگر، معمولاً نیازمند صرف هزینه های زیاد است. مشکلات به سرعت به وجود می آیند و باید توسط IT مرتفع گردند. به منظور اجتناب از چنین تحولات منفی، هر دو قسمت باید حرکت کنند. قاعدتاً کارمندان مناسب IT باید در وضعیت ایده آل باشند تا به دپارتمان ها کمک کنند، به آنها گوش داده و خواسته های آنان را دریافت نمایند. تمام اینها بدین معناست که باید دنبال یک راه حل مناسب بود.
در عین حال، ارتباطات داخلی یکپارچه متضمن شفافیت بیشتر و بهبود ادراک کلی در سازمان از خدمات IT است. اطلاعات منظم و دقیق از پروژه ها، نقاط عطف پروژه، استراتژی های مهم و تبیین هدف باعث افزایش کارایی و ظرفیت IT در سازمان و برای کارمندان می شود.
2. از تصمیم گیرنده IT به ارائه دهنده خدمات
با افزایش تقاضاها، قوانین مدیریت IT باید تغییر کند. در دراز مدت، تصمیم گیرندگان IT در کنترل همه چیز و پذیرش تمام موارد مرتبط با خودشان موفق نخواهند بود. بنابراین، صحبت از وجودِ ارائه دهندگان خدمات به میان می آید که تعیین می کنند کدام خدمات توسط منابع داخلی و کدام یک توسط منابع خارج از سازمان باید تأمین شوند. در واقع دیگر نمی توان تصور کرد که واحد IT سازمان، هم تصمیم گیرنده و هم ارائه دهنده خدمات باشد. این تنها راه برای IT هست تا مطمئن شویم که تمامی درخواست های جدید در زمان مقرر پذیرفته می شوند، حتی با در نظر گرفتنِ عدم وجود نیروی انسانی در پاره ای اوقات.
3. استفاده از بهترین استانداردها
استانداردهای تأیید شده ای نظیر ITIL یا ISM در هنگام رشد درخواست های متنوع در سازمان، می توانند بسیار موثر باشند: این چهارچوب ها با ارائه قوانینی تاثیرگذار، قدم به قدم روی استراتژی های کلی سازمان و جهت گیری های آن اثر مثبت می گذارند.
در مبحث مدیریت خدمات سازمانی، این چهارچوب ها، پیشنهاداتی را مطرح می کنند. به طور مثال، پشتیبانی فراتر از چرخه حیات سرویس: از ارزیابی نیازها و خواسته های مشتریان گرفته تا ارائه خدمات پایدار، راهکارهای خلاقانه و پیاده سازی، راهبری و توسعه و پیشرفت مداوم سرویس. در واقع برای تغییر مثبت مدیریت یا خودکارسازی و بهینه سازی پروسه های متفاوت، این چارچوب ها و ابزارهای مربوطه، کمک شایانی می کنند.
موفقیت وقتی حاصل می شود که همه در کنار یکدیگر، تلاش کنند.
بسیاری از سازمان های IT، استاد ارائه خدمات سنتی با وجود بودجه کم هستند، در حالی که نوآوری هم داشته و دپارتمان های تخصصی را تحت پوشش دارند. معمولاً در این موارد، دپارتمان ها و IT در کنار یکدیگر تلاش می کنند و به دنبال یک هدف مشترک هستند: کسب و کار را به پیش برند و رقابتی مطمئن را در درازمدت پدید آورند. شاید این همان چیزیست که همه افراد در همه بخش ها و تمام سازمان، باید از آن مطلع باشند: یک نمایش موفق تنها با وجود یک هنرمند، امکان پذیر نیست.
منبع: Wendia International
